O Microsoft Project é uma solução abrangente de gerenciamento de projetos que permite que projetos sejam iniciados com maior agilidade e sejam executados com o Microsoft Project Online, que fornece aos usuários modelos personalizados e integrados aos demais recursos da plataforma Microsoft 365, como o Teams e o Planner. Sua facilidade de uso permite que os usuários possam usá-lo quase imediatamente, agilizando a curva de aprendizagem. 

Com recursos de agendamento, gráficos de Gantt e menus suspensos, a ferramenta de gerenciamento de projetos simplifica processos de planejamento, cria relatórios completos, com métricas de desempenho, financeiras e os mais diversos gráficos, e torna o compartilhamento das informações mais fáceis, otimizando o dia a dia de trabalho. 

Melhores práticas para o gerenciamento de projetos com o Microsoft Project

O Microsoft Project é baseado na nuvem, o que reduz a complexidade de implantação, configuração e possíveis ajustes, entretanto, para que ofereça o melhor desempenho, algumas práticas podem tornar a ferramenta personalizada. 

Visualização

A ferramenta de gerenciamento de projetos da Microsoft oferece três tipos de visualização de projetos que contribuem para que as equipes criem visualizem e gerenciem diversos projetos ao mesmo tempo, alternando entre as visualizações com um simples clique: 

• Exibição em grade que permite o gerenciamento de projetos com as em listas de tarefas 
• Exibição de quadro, que facilita a criação de quadros kanbans para gerenciar fluxos de trabalho, status de projetos etc. 
• Visualização da linha do tempo, que, por meio de gráficos de Gantt, permite o agendamento de tarefas em uma linha do tempo ou em diversas linhas referentes à diferentes equipes 

A visualização da linha do tempo merece uma atenção maior, pois oferece uma visão completa do projeto e de todas as tarefas associadas. Por isso é essencial para a apresentação de projetos para parceiros, lideres ou stakeholders e para demonstrar o progresso de cada projeto em uma linha linear e fácil de compreender. 

Configurações

Alterações nos Modos de Permissões de Segurança, na configuração do local do projeto e na sincronização de permissões do usuário têm impacto direto no desempenho geral do Microsoft Project. 

• Modos de Permissões de Segurança: SharePoint ou Project
  Por padrão, o Microsoft Project vem com modo de permissões do SharePoint, que,se possível, devem ser mantidas para tornar o melhorar o desempenho. No caso de alterações, limite a personalização ao máximo. 
• Configuração do local do projeto
  Cada nível de projeto empresarial (EPT) pode ser configurado, apesar disso, por padrão, a criação do local do projeto está desativada. Na necessidade de usar locais de projeto, selecione a opção de criação sob demanda em vez de automaticamente, evitando a criação de locais sem necessidade. 

• Sincronização de permissões do usuário
  É possível configurar a sincronização de permissões do usuário em cada nível de EPT, entretanto, essa configuração vem desabilitada por padrão. Por exemplo, se as equipes de projeto tiverem baixa rotatividade, manter a sincronização desabilitada pode melhorar o desempenho da publicação de projetos e páginas de detalhes, caso contrário, será necessário conceder e remover manualmente as permissões sempre que um novo membro ingressasse no projeto. 

Sincronização de listas de tarefas do SharePoint para projetos corporativos

A sincronização de listas de tarefas vem desativada por padrão para tornar a velocidade de publicação de projetos mais ágil. Mas ela pode ser muito útil para determinados projetos. Se o projeto tiver um número alto de tarefas, a sincronização das tarefas levará muito tempo, já que cada uma delas deve ser atualizada uma de cada vez. Por isso, não é recomendado ativar a sincronização de listas de tarefas do Sharepoint para projetos com mais de 250 tarefas. 

Personalização do Project Online

Com três conjuntos de APIs online – modelo de objeto do lado do cliente (CSOM), modelo de objeto JavaScript (JSOM) e transferência de estado representacional (REST)-, o Project Online permite: 

• Implementação do .NET CSOM para o desenvolvimento de aplicativos Windows que interagem com os locatários do Projetct Online. Isso inclui desktop Windows e dispositivos Microsoft Surface. Dessa forma, aplicativos .NET CSCOM se conectam a outros servidores e fontes de dados externas. 
• O modelo de transferência de estado representacional, por meio de comunicação baseada em HTTP, é recomendado para aplicativos não Windows e, por meio da interface OData, permite o desenvolvimento de suplementos de relatórios personalizados do Project Online e relatórios baseados em Power BI e Excel. 
• Já a interface JavaScript Object Model (JSON) oferece suporte entre navegadores para suplementar o Project Online. No momento em que um usuário executa um suplemento, o código é baixado e executado diretamente no navegador. 

Para configurar ambientes de desenvolvimento, alguns requisitos são obrigatórios, como . Net Framework 4.0 ou mais recente; Visual Studio 2013 ou mais recente; SDK de componentes do cliente do SharePoint que constam do Visual Studio Professional e Enterprise; uma conta do Project Online; preencher as informações de projetos no site de desenvolvimento. 

Configuração do acúmulo de dados de relatórios

Recuperar informações sobre Tarefas e Atribuições faz parte da rotina do gerenciamento de projetos, entretanto, em organizações que possuem muitos dados de relatório isso pode ser relativamente complexo. 

Para simplificar o processo, a Microsoft introduziu a opção de acumular dados em um período de tempo amplo (semanal ou mensal), para melhorar o desempenho dos relatórios e reduzir a quantidade de registros que precisam ser baixados. Além disso, outro benefício de acumular dados é a publicação de projetos mais rapidamente, inclusive melhorando o desempenho da interação com as páginas de detalhes do projeto. 

Para alterar a configuração é necessário acessar a página inicial do Project Online e selecionar Configurações do servidor. Depois acessar a seção Dados corporativos e selecionar a aba relatórios e r a opção de tempo desejada. 

Roadmap do Microsoft Project

O Microsoft 365 fornece o recurso Roadmap, permitindo que vários locais de projetos sejam apresentados no Project Online e Azure Boards por meio de um gráfico de barras. Com o Roadmap é possível criar portfólios de projetos – coleção de projetos, recursos, programas e tarefas gerenciadas. 

Além disso, o Roadmap permite a atualização e rastreio desses portfólios em tempo real, melhorando a visualização de cada tarefa para gerenciar seu desenvolvimento e se os objetivos estão sendo cumpridos. 

Recurso de coautoria e compartilhamento

Voltado para otimizar a colaboração entre equipes, o recurso de coautoria permite que todos os envolvidos no projeto editem e atualizem cronogramas, listas de tarefas e tarefas individuais, desde que autorizados para isso. Com isso, diversos usuários podem manter suas equipes informadas e atualizadas sobre o progresso dos projetos. 

Da mesma forma, como as demais ferramentas do Microsoft 365, o Microsoft Project tem seu foco na colaboração, melhorando o compartilhamento de informações entre membros da equipe, sem que seja necessário migrar para outro aplicativo para o envio de documentos. 

O Microsoft Project torna o gerenciamento de projetos mais simples e eficiente por meio dos diversos recursos disponibilizados para equipes de todos os tamanhos. Mas se você ainda tem dúvidas sobre os benefícios do Microsoft Project para sua empresa, entre em contato com nossos especialistas e saiba como a Solo Network pode te ajudar.