O ato de listar diversas tarefas com características parecidas, com o objetivo de facilitar a conclusão de um projeto, isso é agrupar tarefas. E é possível agrupá-las de diversas formas, criando subtarefas mais fáceis de serem monitoradas e gerenciadas. Por exemplo: 

• Por datas de vencimento 
  Agrupar tarefas que devem ser encerradas no mesmo prazo torna o trabalho mais eficiente e contribui para a construção de um cronograma estruturado, além de permitir que o gerente de projetos tenha uma referência sobre o andamento de cada tarefa, mesmo que elas não estejam interligadas. 

• Por interconexão 
  Nesse caso, o agrupamento de tarefas diz respeito àquelas que precisam ser realizadas em sequência, em uma determinada ordem para que o projeto possa ser concluído. 

• Por reodernação 
  Algumas tarefas podem precisar serem feitas fora da ordem estipulada no início do projeto. Então, agrupar essas tarefas permite que a ordem seja alterada quando for preciso, sem que a produtividade da equipe seja afetada. 

• Por responsáveis 
  Agrupar tarefas com base nos responsáveis pela conclusão é extremamente comum no gerenciamento de projetos. Isso facilita entender quem é responsável por qual tarefa, perceber se a pessoa ou equipe está sobrecarregada e entender se os prazos serão cumpridos. 

Qual a importância de agrupar tarefas 

Agrupar tarefas é uma prática recomendada para tornar o gerenciamento de projetos mais eficiente, pois: 

• Torna as tarefas mais fáceis de serem rastreadas, pois, normalmente, permite que o gerente de projetos acompanhe o cronograma, prazos e qualidade em um único local, avaliando se estão sendo conduzidas corretamente e a probabilidade de serem concluídas no prazo. 

• Permite que as responsabilidades de cada integrante da equipe sejam traçadas e analisadas. Ao agrupar tarefas é necessário atribuir cada uma delas a um funcionário ou equipe com base em diversas características e de modo a determinar o que cada integrante da equipe precisa fazer. Com isso, todos sabem exatamente quais suas responsabilidades e prazos. 

• Comparar a eficácia de vários projetos também é um dos benefícios de agrupar tarefas. Dessa forma, a equipe pode analisar qual projeto ou tarefa deve ser realizado e ter uma previsão do tempo, recursos e pessoal que serão necessários para a conclusão de cada tarefa. 

• Precisar explicar a real necessidade de um projeto para os stakeholders pode ser um desafio. Ao agrupar tarefas, é possível oferecer uma descrição das atividades envolvidas no projeto e facilitar o entendimento relacionado aos custos e recursos que serão necessários e quais os objetivos que devem ser alcançados com a implementação do projeto. 

Como agrupar tarefas? 

O Microsoft Project conta com um quadro de tarefas para incluir as tarefas concluídas, em andamento e futuras. Ele tem papel fundamental para agrupar tarefas pois permite visualizar e gerenciar cada uma delas facilmente.

1.Selecione uma visualização
O Microsoft Project oferece diversas visualizações para as tarefas, então, antes de criar um grupo de tarefas e começar a adicioná-las, é possível selecionar qual visualização é a mais adequada para aquelas tarefas. 

- Folha de tarefas: que consiste em uma lista de verificação que ajuda a rastrear as tarefas dentro de um grupo e identificar seu status 
- Gráfico de Gantt: é um gráfico de barras que traz o cronograma do projeto, com as tarefas em seu eixo vertical e os prazos no eixo horizontal. É muito prático para identificar tarefas que estejam interconectadas. 

- Uso da tarefa: é uma visualização que busca avaliar quanto tempo cada funcionário já utilizou para realizar sua tarefa até determinado ponto. 

- Diagrama de rede: é uma visualização gráfica que mostra cada tarefa em caixas e traça linhas para demonstrar a interconectividade entre elas.

2. Crie um grupo
Selecionada a visualização desejada, é o momento de criar um grupo de tarefas. Clique na aba “Exibir”, depois em “Dados” e, na caixa “Agrupar por”, clique em “Mais Grupos”. Feito isso, acesse “Grupos”, “Tarefa” e clique em “Novo”. 

Com o grupo criado, acesse “Agrupar por” e busque a coluna “Nome do campo”. Assim é possível selecionar os critérios para agrupar tarefas. Adicione os critérios em “Depois por”.

3. Opções de formatação do grupo
Com o grupo criado é possível definir critérios para as tarefas que serão adicionadas a ele. Para isso, é preciso formatar o grupo. Acesse a coluna “Ordem” e opte por exibir as tarefas de acordo com os critérios cadastrados (ordem crescente ou decrescente). Também é possível formatar as fontes, fundo e alinhamento. Assim que a formatação estiver completa, clique em “Salvar”.

4. Adicione as tarefas
Agora já é possível adicionar tarefas no grupo. Para isso, selecione a coluna “Nome da Tarefa” e inclua as informações: 

- Nome da tarefa 
- Duração estimada 
- Nível de prioridade 
- Porcentagem de conclusão 
- Data de início e término 
- Nome dos responsáveis 

O gerenciamento de projetos é um dos maiores desafios para qualquer empresa. Sem a ferramenta correta, cumprir prazos e organizar tarefas se tornam muito difíceis e complexos. Mas o Microsoft Project torna a gestão de projetos mais simples e contribui para manter as tarefas em ordem e dentro do prazo. 

E o maior benefício da ferramenta é criar um local único e central para registrar tarefas e prazos, facilitar a organização do trabalho de cada equipe e gerar insights para que o gerente de projetos possa tomar as melhores decisões em relação ao projeto. 

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