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Equipe comunicação Solo Network
| Jan 23, 2023
Otimizar e simplificar processos está no foco de empresas modernas e a assinatura digital é uma oportunidade de transformar o fluxo de trabalho e torná-lo mais eficiente e ágil. Fácil de criar, personalizar e acessar, a assinatura digital reduz o tempo do processo de assinaturas que, em alguns casos pode levar horas e até dias, para alguns minutos, o que, obviamente, economiza o tempo e está intimamente conectado a um aumento da eficiência e produtividade.
A assinatura digital é o processo de anexar uma assinatura codificada em um documento eletrônico e, quando utilizada junto com um certificado digital, tem a mesma validade jurídica que a assinatura tradicional para a maioria das transações - no Brasil, a única exceção é em relação à compra e venda de imóveis, que exige escritura pública.
Assinatura digital x assinatura eletrônica
Os dois termos são muitas vezes utilizados para descrever o mesmo processo, mas há uma diferença entre eles. Assinaturas eletrônicas são todas as tecnologias utilizadas para criar assinaturas eletronicamente, desde imagens de uma assinatura digital até assinaturas criptografadas. Já a assinatura digital é um tipo de assinatura eletrônica, mas que conta com um componente de autenticação, o certificado digital, que oferece uma validação da identidade do usuário.
Benefícios da assinatura digital
Até pouco tempo atrás, todos os contratos, obrigatoriamente, tinham que ser assinados e enviados fisicamente ou via fax antes de serem arquivados. Um processo lento, com várias etapas, caro e extremamente demorado. Hoje, isso não é mais necessário.
1. Maior agilidade
A assinatura digital torna todo o processo de assinatura mais ágil e simples. Cada etapa do processo pode ser validada e acessada por todos os responsáveis, o que permite que possíveis problemas sejam identificados até que o contrato seja assinado, não importando o local onde a pessoa estiver.
2. Maior segurança
A segurança também é um fator importante para implementar a assinatura digital na empresa. Contratos em papel podem ser facilmente adulterados, já os digitais contam com diversas soluções que analisam as assinaturas e identificam qualquer alteração, dificultando a adulteração.
3. Custos menores
Ao automatizar o processo de assinatura, os custos são reduzidos, principalmente por reduzir a possibilidade de erros no preenchimento de contratos, na própria assinatura, e por agilizar totalmente o processo. Além disso, há economia de papel, cópias, e envio.
Como a assinatura digital melhora a governança
A forma com que os negócios são executados determina seu sucesso ou fracasso. Práticas mal implementadas, processos ineficientes e gestão de risco falha podem impactar negativamente na receita da empresa e, no mínimo, implicam em falta de responsabilidade, negligência e dificuldades nos negócios. Já na pior hipótese, fraude e corrupção não podem ser ignorados.
Mas o que é governança?
A governança abrange áreas relacionadas a conformidade, ética, gestão de riscos, estratégia de negócios e administração e entre seus princípios básicos estão a transparência, justiça, responsabilidade e prestação de contas. E, obviamente, a governança proporciona diversos benefícios para as empresas. Ao contar com um conjunto de regras, processos e práticas eficientes, elimina-se qualquer atrito entre áreas e os negócios prosperam mais rapidamente.
E é nesse contexto que a assinatura digital pode contribuir para melhorias na governança, pois tem impacto direto na forma com que os negócios são conduzidos. Então, como a assinatura eletrônica contribui para a governança?
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Verificação de assinatura
A tecnologia por trás da assinatura digital reduz a possibilidade de fraudes. Por meio de algoritmos e um certificado digital, a assinatura tem sua legitimidade verificada, tanto dela quanto do documento. Além disso, no momento que o documento é assinado, o algoritmo cria uma chave pública e outra privada para criptografar e descriptografar o documento. Sem isso, a assinatura não tem validade.
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Transparência
A transparência é um dos fatores mais importantes da governança corporativa, pois demonstra que as operações de negócios são legítimas. A assinatura digital contribui para tornar os documentos mais transparentes, pois fornecem dados inalteráveis que as assinaturas tradicionais não possuem. No momento que os documentos são assinados, informações sobre data, hora, IP e signatário são incorporados no documento, criando uma trilha de auditoria completa.
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Garantia de integridade
Assinaturas tradicionais são mais suscetíveis a fraudes, pois podem ser facilmente falsificadas e os documentos adulterados. A assinatura digital, como está atrelada a um certificado digital, oferece um nível de garantia de integridade mais alto. Se um documento é alterado depois de assinado, perde automaticamente sua validade.
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Transformação digital
A digitalização de processos traz diversos benefícios para empresas de todos os setores, e as assinaturas tradicionais já não têm mais espaço em um mundo cada vez mais digital. Com isso, a assinatura digital otimiza os esforços da transformação digital ao permitir uma rápida adoção de uma estratégia paperless e de automação, reduzindo o esforço no processamento de documentos e informações relevantes para os negócios.
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Eficiência aprimorada
Processos mais eficientes fazem parte do escopo da governança corporativa e processos baseados em papel prejudicam a eficiência e a produtividade das equipes, o que pode afetar negativamente nos negócios. A assinatura digital permite reduzir a quantidade de papel no escritório e, com isso, torna os fluxos de trabalho mais eficientes, liberando os funcionários para tarefas de maior valor.
O Adobe Acrobat Sign garante a coleta de assinaturas de clientes e fornecedores em contratos e formulários com maior facilidade. Com ele é possível assinar e compartilhar documentos, tornando o processo de assinatura mais eficiente. Basta clicar, tocar ou deslizar para que os documentos sigam seu fluxo rapidamente.
Transformar documentos em PDF e Work em formulários Web para coletar assinaturas digitais totalmente confiáveis e com validade legal é apenas um dos benefícios da ferramenta que também permite a coleta de múltiplas assinaturas por meio do Mega Sign, recurso em que cada destinatário recebe uma versão do documento para assinar e ainda permite monitorar o processo e enviar lembretes para usuários que possam ter esquecido de acessar o documento.
Da mesma forma, o Adobe Acrobat Sign permite coletar pagamento dos clientes no momento que eles preenchem e assinam formulários devido à integração da ferramenta com os serviços PayPal e Braintree.
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