A assinatura eletrônica está entre as facilidades que o mundo digital entrega para usuários e empresas. Acordos, parcerias, relacionamentos entre empresas envolvem diversos documentos e assinaturas e, muitas vezes, tem seu fluxo interrompido quando um funcionário não está disponível para assinar, não pode imprimir o documento ou digitalizá-lo. Quando isso aconteça, está comprovado que o processo não é eficaz, pode causar atrasos e até o cancelamento do negócio. 

É exatamente essa necessidade, de tornar o processo de assinatura mais eficaz e eficiente, que muitas empresas estão investindo na assinatura eletrônica. Ainda assim, algumas dúvidas sobre seu funcionamento surgem no dia a dia de trabalho sobre como expandir o uso para toda a empresa. 

Práticas recomendadas de assinatura eletrônica

A assinatura eletrônica, quando integrada a aplicativos como ERP, contratos e sistemas de RH, pode, se implementada corretamente, aumentar a eficiência do fluxo de assinaturas, ainda assim, algumas práticas podem tornar esse processo ainda mais otimizado. 

Casos de uso

Mapear todos os possíveis casos de uso de assinatura e processos de automação que podem ser beneficiados pelo uso da assinatura eletrônica é um passo essencial para o sucesso da implementação. É importante trabalhar com as lideranças da empresa para identificar esses casos de uso e quais podem ser mais impactados. ROI e tempo de implementação precisam ser considerados nesse processo. 

Fluxos de assinatura

Com os casos de uso identificados é preciso conversar com usuários de todos os setores da empresa para entender como funcionam seus fluxos de assinatura, quais as lacunas nos processos e demonstrar como possíveis falhas podem ser sanadas com a adoção da assinatura eletrônica. 

Governança

A adoção da assinatura eletrônica precisa ter o apoio do setor jurídico da empresa para entender os riscos associados e identificar possíveis restrições, quem pode assinar e em qual ordem, determinar os tipos de assinatura eletrônica permitidas ou exigidas e encontrar documentos de menor risco para serem utilizados na fase piloto do projeto. 

Ciclo de vida dos documentos

Ao mapear o fluxo de documentos, as empresas também conseguem entender seu ciclo de vida, gerenciamento e os responsáveis por sua integridade. Esse ciclo compreende: criação, alteração, compartilhamento, assinatura, armazenamento e exclusão. Assim, é possível documentar como encontrar cada documento, quem pode alterá-lo, como são feitas essas alterações, e suas versões. 

Fornecedor

Em um mercado com vários fornecedores, escolher o que melhor atende às necessidades da empresa pode ser um desafio, mas alguns recursos são essenciais: 

• Integração com outros aplicativos, como ERP e CRM 
• Escalabilidade 
• Relatórios sobre quantidade de documentos no sistema 
• Quais são os documentos em processo de assinatura 
• Número de documentos na fila 
• Fluxo de assinatura 
• Serviço de armazenagem 

Impulsionar a adoção

Impulsionar a adoção de qualquer nova ferramenta ou processo depende de uma comunicação eficaz dos desafios que serão vencidos e dos benefícios que o uso da ferramenta trará para a empresa. Para isso, é necessário que a equipe de gestão de mudanças crie uma estratégia que torne essa comunicação mais eficaz e realmente mantenha os funcionários atualizados, engajados e informados – por exemplo, divulgando relatórios de uso, tutoriais e atividades de treinamento para as equipes. 

Medir o resultado

Projetos de assinatura eletrônica devem ser mensurados pelo tempo economizado durante os fluxos de assinatura, tempo de resposta, redução de custos no consumo e armazenamento de papel e nível de adoção da plataforma. 

É importante entender que a adoção da assinatura eletrônica melhora os processos de negócios, mas para essa adoção se tornar realmente bem-sucedida, é necessário que a empresa também conte com uma estratégia de transformação digital em vigor. E nossa equipe está pronta para ajudar sua empresa nessa jornada.

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