Um workflow de documentos é, basicamente, um sistema de gestão que organiza a forma como documentos são compartilhados dentro de uma empresa. Esse fluxo de trabalho garante que todos os usuários tenham acesso fácil e seguro aos documentos que precisam para o trabalho, além de melhorar o controle e governança sobre cada documento e otimizar o processo de aprovação e assinatura. 

Esse workflow orienta como um documento deve transitar pela empresa para capturar as autorizações e assinaturas necessárias para que seja vinculado juridicamente e possa ser processado ou arquivado. 

Definir o workflow de documentos mais adequado para cada empresa depende do tipo de documento, dos departamentos envolvidos e até da estrutura organizacional. 

O que saber antes de criar um workflow de documentos

Antes de criar um workflow de documentos é preciso analisar alguns fatores: 

• Quem pode acessar os documentos? 
• Como equilibrar permissões de acesso com normas de segurança? 
• Quais documentos farão parte do workflow? 
• Onde esses documentos serão armazenados e como serão organizados? 
• Alertas serão criados? 

Outro ponto que deve ser considerado é deixar claro quais são os processos do workflow e compartilhá-los com todos os envolvidos. Essa documentação contribui para criar KPIs úteis para mensurar se o workflow é realmente eficiente ou se precisa de adaptações. 

Passos para criar um workflow de documentos

Analisados esses fatores, chegou o momento de criar o sistema. Para isso, é fundamental separar o workflow em três etapas: entrada de documentos, armazenamento e recuperação. 

Automatize a entrada de documentos

O primeiro passo depois de analisar quais itens devem ser contemplados no workflow de documentos é criar um fluxo que identifique para onde cada documento deve ir, classificando de acordo com o assunto, departamento, data, entre outros fatores. 

Ao automatizar os processos de entrada de documentos, a empresa acelera esse processo ao mesmo tempo em que reduz erros, além de acabar com os gargalos que a classificação manual pode criar. 

Armazenamento no local correto

Não importa se os documentos são digitais ou físicos, eles precisam ser armazenados de maneira inteligente, e ferramentas como o Adobe Document Cloud ajudam nessa organização, além de reduzir o uso de papel no escritório. 

O processo de armazenamento é um complemento à automação da entrada de documentos, pois é naquela etapa que é criado o roteamento para que cada documento seja armazenado corretamente, o que facilita sua recuperação. 

Acesso aos documentos

Um workflow de documentos eficiente é aquele que recupera facilmente a informação desejada. Isso significa poder acessar documentos rapidamente, por meio de tags pré-cadastradas e sem a necessidade de passar por diversas telas até encontrar o que procura. 

Por que automatizar o workflow é fundamental?

Realizar todas essas etapas manualmente tornaria o processo muito complexo, enfadonho e com erros. É muito fácil esquecer os destinatários e perder documentos já que seu rastreio é muito mais difícil. 

Ao automatizar o workflow de documentos, essas ineficiências são eliminadas e é possível determinar quais destinatários devem receber o documento e encaminhá-lo com apenas um clique, além de ser possível rastrear o documento em tempo real. 

Por meio do Workflow Designer, recurso do Acrobat Sign, é possível atribuir funções aos destinatários e acompanhar o percurso do documento, enviar lembretes e criar workflows personalizados. 

Crie um workflow personalizado

O workflow designer permite criar fluxos de trabalho que se ajustem às necessidades dos negócios. Assim, torna o processo mais fácil de ser seguido pelos usuários. 

Para criar o workflow é necessário definir algumas informações: 

• Abra o Adobe Acrobat Sign e clique em Conta, depois em Fluxos de Trabalho 
• Informações sobre o fluxo de trabalho - Aqui são definidos o nome do fluxo e os processos do workflow, com as instruções e permissões 
• Informações para o remetente - Etapa que especifica as instruções que serão exibidas para o signatário 
• Informações do contrato - Consiste na definição e personalização das informações que serão exibidas na página Enviar 
• Destinatários - Adição de destinatários (quem aprova e assina) na ordem estipulada 
• Mensagens - Consiste na especificação das mensagens que devem ser enviadas aos participantes, de acordo com a etapa de aprovação ou assinatura determinada 
• Documentos - Descrição dos documentos que farão parte do workflow 
• Campos de entrada do remetente - Campos que os remetentes usam para incluir informações ao enviar um documento 

O Adobe Acrobat Sign oferece uma visão completa do workflow de documentos, incluindo a criação de lembretes automáticos quando uma tarefa ainda não foi concluída, e torna o processo de aprovação de documentos mais eficiente. 

Por meio de integrações com os aplicativos da Microsoft e outros serviços, o Adobe Acrobat Sign transforma a maneira como seus funcionários colaboram, reduzindo o tempo gasto na aprovação e assinatura de documentos. Fale com a Solo Network e saiba como o Adobe Acrobat Sign pode otimizar seus processos de assinatura.