O Microsoft 365 é a plataforma de produtividade mais utilizada no mundo inteiro, apesar disso, mesmo entre os usuários experientes, alguns recursos passam despercebidos, gerando pequenas frustrações quando um texto, planilha ou apresentação não sai exatamente como desejado ou leva mais tempo para ser concluído. Entretanto, toda essa frustração talvez fosse resolvida com o uso de algum dos recursos menos conhecidos da plataforma, o que pode representar uma transformação para a produtividade e eficiência dos usuários. 

Em um mundo em que o tempo é fator crítico para os negócios, agilizar processos, mesmo que seja apenas para encontrar um determinado caractere especial para destacar um texto, é crítico para a produtividade. E o Microsoft 365, por ser uma poderosa ferramenta voltada para otimizar a produtividade, precisa ser utilizado de forma que a força dos seus recursos seja extraída ao máximo. 

Conheça recursos ocultos de produtividade do Microsoft 365

Por maior que seja o conhecimento do usuário do Microsoft 365, alguns recursos não muito utilizados podem ser desconhecidos ou simplesmente esquecidos. 

Pesquisa avançada

O Microsoft 365 é muito utilizado para criar, armazenar e gerenciar dados, mas como encontrar as informações desejadas facilmente? O Outlook oferece um recurso “Clutter” para classificar e-mails automaticamente e o “Focused Inbox” para reunir e-mails importantes. Já o recurso “Pesquisar Pastas” permite que buscas personalizadas sejam realizadas para encontrar e-mails. 

No OneDrive e SharePoint, o uso de filtros e metadados também ajuda a encontrar documentos facilmente. Além disso, o “Diga-me”, presente em diversos aplicativos da plataforma, é um assistente virtual que abre uma caixa de texto em que o usuário pode buscar por funções, recursos ou configurações específicas. 

Acesso a documentos recentes

Apesar de ser facilmente encontrado, esse recurso muitas vezes é esquecido pelos usuários. Entretanto, ele é extremamente útil para recuperar um documento importante que foi aberto recentemente. Logo na tela de abertura do Word, Excel e PowerPoint os documentos acessados ou criados recentemente são listados, tornando a busca muito mais simples e rápida. 

Coautoria em tempo real

O Microsoft 365 oferece o recurso de usuários trabalharem ao mesmo tempo em um mesmo documento. A coautoria em tempo real elimina a necessidade de compartilhar rascunhos de documentos, sincronizando todas as alterações instantaneamente. 

Visualizar versões de documentos

Como citado logo acima, além de promover a produtividade, o Microsoft 365 também permite que usuários trabalhem em um mesmo documento. Isso pode causar uma certa confusão, mas o recurso de controle de versão presente no SharePoint e OneDrive facilita a visualização de versões anteriores ou até a restauração de um determinado documento. Com isso, é possível encontrar versões específicas, identificar as alterações realizadas e eliminar erros. 

Recuperação de documentos

Todo mundo já fechou um documento acidentalmente sem salvar. Por isso, o Microsoft 365 oferece um recurso para recuperação de documentos. No Word, Excel e PowerPoint, basta acessar a aba “Recuperar Documentos Não Salvos”, que permite que esses documentos sejam facilmente recuperados. 

Reconhecimento de fala e transcrição

O Microsoft 365 oferece o recurso “Ditar” e “Transcrever” que, como eles indicam, servem para o usuário falar o que deseja que seja escrito ou usar um arquivo de áudio para transcrever seu conteúdo para o formato de texto. Os recursos ajudam a reduzir o tempo de produção de um texto e são ótimos para garantir a acessibilidade para pessoas com problemas de mobilidade. 

Otimização do tempo de trabalho

O Microsoft MyAnalytics é voltado para usuários que precisam, ou desejam, otimizar seu tempo de trabalho. O recurso fornece informações sobre como o usuário utiliza seu tempo nos aplicativos do Microsoft 365, com quem interage e como ele pode equilibrar suas tarefas profissionais com sua vida pessoal. O MyAnalytics fornece lembretes e ferramentas que ajudam os usuários a organizar seu tempo, concentrar-se em determinadas tarefas e trabalhar com mais produtividade ao conseguir colaborar de maneira mais eficiente com outros usuários. 

Encontrar elementos, caracteres especiais e formatos

A caixa de pesquisa do Word funciona muito bem para encontrar texto, mas para outros formatos é necessário seguir um caminho específico. Ao clicar o ícone de “Lupa” o usuário tem acesso a outras funções, como pesquisar gráficos, tabelas, comentários, fórmulas ou notas de rodapé. E é possível utilizar a função de “Localização Avançada” para realizar buscas mais personalizadas. 

Análise avançada de texto

O Word conta com um recurso de análise avançada de texto, que vai além das verificações de ortografia e gramática que todos já conhecem. Com o “Editor” o usuário tem acesso a dicas para aprimorar o estilo e a clareza do texto, melhorando o resultado final. 

Integração com o Teams

Apesar do Teams já fazer parte do dia a dia de trabalho, muitos usuários desconhecem todas as integrações disponíveis. Com elas, é possível integrar aplicativos e serviços de terceiros, agilizando o fluxo de trabalho e centralizando processos de comunicação e colaboração. 

Compartilhamento externo

Compartilhar documentos é sempre um risco, ainda mais com parceiros, clientes ou fornecedores externos. O Microsoft 365, por isso, oferece a possibilidade de compartilhar documentos e pastas controlando o acesso e permissões, além de permitir que os links compartilhados exijam o uso de senha para serem abertos. 

Microsoft Planner

O Microsoft Planner permite a criação de tarefas e atribuição entre usuários e equipes, definindo prazos e facilitando o acompanhamento do progresso. Facilmente integrável ao Teams e Outlook, é uma ferramenta eficiente para o gerenciamento de projetos. 

Comunicação via Yammer

O Yammer é uma ferramenta poderosa para criar redes sociais internas, permitindo uma comunicação rápida, informal e eficiente entre os funcionários e facilitando o compartilhamento de informações sem precisar enviar e-mails que sobrecarregam a caixa de entrada. 

Colaboração móvel

O crescimento do uso de dispositivos móveis permite que as pessoas trabalhem de qualquer lugar. O Microsoft 365 protege, por meio do Mobile Device Management (MDM) e gerencia esses dispositivos quando acessam recursos, dados e aplicativos. O MDM ajuda a aplicar políticas de segurança, monitorar configurações e proteger dados. 

O Microsoft 365 oferece um grupo de recursos completos para aumentar a produtividade. Desde pesquisa, recuperação de documentos e recursos de colaboração avançados, a plataforma agiliza processos e os torna mais eficientes. 

Entretanto, ela precisa ser implementada corretamente. Por isso, a Solo Network lançou o Solo Colaboração Plus, pacote de serviços gerenciados, para tornar a implementação e gestão do ambiente mais rápido e bem-sucedido. Explore o potencial dos seus colaboradores com o apoio da Solo Network. Entre em contato e saiba mais.