As modernas ferramentas de colaboração transformam a administração de instituições de ensino e o relacionamento com os alunos no mundo inteiro. Elas permitem que as instituições interajam facilmente com os alunos e que eles encontrem outros colegas por meio de chats e fóruns, compartilhem documentos e lições e criem formas de aprendizado mais interativas, abrindo caminhos para a construção do conhecimento, novas formas de relacionamento e experiências para os estudantes e as próprias instituições. 

Além disso, a possibilidade de digitalizar processos, eliminando fluxos de trabalho manuais e baseados em papel, permite aumentar a produtividade e eficiência das equipes ao mesmo tempo em que torna possível o aproveitamento do maior número de integrações com diversos aplicativos para automatizar fluxos de trabalho, reduzir custos e possíveis erros. Pesquisa da Adobe mostra que 70% dos líderes educacionais concorda que a transformação digital é fundamental para o sucesso da instituição. 

Essas ferramentas de colaboração oferecem um espaço de trabalho centralizado, facilitando aos alunos e funcionários que organizem, acessem e compartilhem recursos e, dependendo das necessidades das instituições de ensino, que facilitem a colaboração, a gestão de projetos ou sejam voltadas para tornar a comunicação mais eficiente, centralizando todos os recursos em uma única plataforma ou oferecendo cada um de forma independente. 

De qualquer forma, alguns desses recursos são essenciais: 

Comunicação e pesquisa

São recursos essenciais para que os profissionais de instituições de ensino e alunos possam conversar, recuperar informações facilmente, compartilhar documentos construir relacionamento e disseminar conteúdos e conhecimentos. 

Controles de acesso

Permitem usuários (alunos e funcionários) que acessem e compartilhem informações com segurança e privacidade. Os níveis de permissão variam de acordo com as necessidades de acesso, por exemplo, fornecendo apenas a visualização dos documentos, edição ou comentários, abrir aplicativos ou usar os recursos disponíveis na plataforma. 

Armazenamento na nuvem

Ferramentas de colaboração na nuvem permitem acesso e compartilhamento fácil de documentos, bastando uma conexão com a internet. 

Segurança

É fundamental oferecer bons recursos de segurança cibernética para garantir a segurança e privacidade dos dados da instituição e atividades dos alunos contra possíveis ataques ou vulnerabilidades. 

Conheça algumas ferramentas de colaboração eficientes

A Adobe oferece algumas das mais eficientes ferramentas de colaboração remota de documentos para criar um ecossistema educacional realmente digital. 

Adobe Scan

O primeiro passo para começar uma jornada de digitalização é converter documentos em papel para arquivos digitais. O Adobe Scan torna esse processo mais simples, ajudando na conversão de formulários, planilhas e outros documentos em arquivos PDF. Essa digitalização pode ser feita por qualquer dispositivo móvel com sistema operacional iOS ou Android, ou seja, com um iPhone, tablet ou smartphone é possível usar a câmera do dispositivo para capturar as informações em alta resolução rapidamente. 

Na captura, o aplicativo ajusta as bordas, adiciona páginas facilmente no arquivo e organiza as páginas já digitalizadas antes de criar o PDF para ser compartilhado ou armazenado. Com a redução do uso de papel, a instituição economiza milhares de litros d’água, energia, reduz os resíduos produzidos e até mesmo sua pegada de carbono. 

Adobe Acrobat

Depois dos papeis serem convertidos em arquivos digitais, o que fazer? Tornar esses documentos editáveis e reutilizáveis. E o Adobe Acrobat contribui para deixar esse processo mais eficiente e ágil. Se antes era necessário imprimir milhares de folhas de formulários para preenchimento dos alunos, agora basta converter esse formulário em um PDF editável com o Adobe Scan e compartilhar com os alunos por meio da rede da instituição. 

Por meio da tecnologia Sensei AI, o Acrobat analisa o documento, detecta os campos de resposta e os preenche automaticamente com caixas de texto dinâmicas, menus de seleção múltipla e outros recursos. Também é possível inserir campos próprios de resposta e um botão “enviar” para que os alunos enviem facilmente o documento, sem a necessidade de migrar para outro aplicativo apenas para enviar o formulário preenchido, evitando a perda de informações ou a entrada manual desses dados. 

Acrobat Sign

O passo seguinte na jornada digital é implementar o Adobe Sign e digitalizar os processos de coleta de assinaturas eletrônica. Ao integrar a ferramenta aos documentos em PDF, esse processo se torna mais eficiente, pois é possível coletar e verificar assinaturas eletrônicas qualificadas (QES), validadas por provedores de serviço de confiança terceirizados (TSP) diretamente no arquivo digital, tornando-o a assinatura juridicamente aceita. 

Além de tornar esse processo mais rápido, o Acrobat Sign também rastreia o status do documento, permitindo o acompanhamento do fluxo de assinatura e o envio de alertas aos signatários se for necessário. Com isso, assim que o documento for assinado eletronicamente, o próprio Acrobat verifica a identidade do signatário e devolve o documento assinado para o funcionário e setor responsável. 

Da mesma forma, ao integrar o Acrobat Sign com o Acrobat e o Adobe Creative Cloud, é possível criar uma plataforma que gerencia todo o ciclo de vida do documento em um único local. 

Integre o Acrobat a outras ferramentas de colaboração

Tornar a instituição de ensino livre de papeis e integrar recursos de assinatura eletrônica aos fluxos de trabalho automatizados contribui para que a estratégia de transformação digital seja bem-sucedida. Se até pouco tempo atrás, para coletar feedbacks de alunos era necessário imprimir milhares de formulários e até mesmo receber milhares de e-mails. Hoje, é possível compartilhar o documento por meio de um arquivo em PDF, que pode ser acessado por qualquer dispositivo, gerar notificações, enviar ou responder comentários, fazer marcações, tudo em tempo real e sem a necessidade de migrar para outro aplicativo. 

As ferramentas de colaboração da Adobe se integram facilmente ao Microsoft 365, Google Drive e outras ferramentas populares, tornando a experiência dos usuários mais completa. Além disso, com o Adobe Experience Manager, é possível usar o próprio site da instituição para tornar o acesso aos documentos mais fácil para funcionários, professores e alunos. 

Da mesma forma, ao integrar uma solução de armazenamento na nuvem com o Adobe Document Services e Microsoft Power Automate, a criação de documentos em lote e extração de dados é automatizada, permitindo o envio de formulários, a coleta de dados e a organização dos documentos rapidamente. 

Sua instituição está pronta para implementar as melhores ferramentas de colaboração e embarcar na jornada de transformação digital? Entre em contato e saiba como a Solo Network pode te ajudar.