Amplamente debatido por anos, o trabalho remoto nunca foi tão levado à sério como hoje e discussões para melhorar a produtividade no trabalho híbrido se tornaram comuns em empresas por todo o mundo. Agora, com a pandemia de Covid-19 dando sinais de arrefecimento, o trabalho híbrido ganha cada vez mais espaço, o que exige das empresas uma estratégia para que quando esse funcionário estiver no escritório mantenha sua produtividade. 

Pesquisa da Adobe com 2 mil adultos que trabalham mostrou que 86% deles afirmaram ter dificuldades para cumprir suas listas de tarefas diárias, gastando apenas metade do dia fazendo seu trabalho real. Apesar de muitos especialistas terem afirmado que o trabalho no escritório estava com os dias contados, na verdade, hoje, o grande debate é como integrar o trabalho remoto com o retorno ao escritório. 

Mesmo com a maioria das pessoas entrevistadas, e diversos estudos, afirmar ver a casa como o local mais produtivo, muitos fatores ainda prejudicam a produtividade no home office. Para 49% dos entrevistados, parte do seu dia de trabalho é gasto informando colegas sobre status de tarefas, outros 35% elencaram telefonemas inesperados e reuniões de última hora (34%) como desafios para sua produtividade. 

Esse dilema de ter maior flexibilidade e liberdade de definir a própria rotina ainda está muito longe de ser resolvido exatamente pela dificuldade de superar os desafios para garantir a produtividade no trabalho híbrido. 

Modelos de trabalho híbrido

O trabalho híbrido combina o trabalho à distância com o escritório presencial. Apesar de simples, há alguns modelos que podem ser adotados: 

• Flexível
  Os próprios funcionários decidem onde desejam trabalhar e seu horário, levando em consideração sua rotina e necessidades.
• 50/50
  Modelo em que o funcionário opta por dividir suas semanas de trabalho com em 50/50, por exemplo, trabalhando dois dias à distância e três no escritório.
• Turnos
  As equipes trabalham alternadamente entre si. Quando um funcionário está em casa, o outro está no escritório e vice-versa. 

• Semanais
  Parecido com o modelo por turnos, neste os funcionários alternam entre as semanas, uma em casa e outra no escritório. 

Dicas para manter a produtividade no trabalho híbrido

Muitos funcionários, depois desses dois anos trabalhando remotamente, não desejam voltar ao escritório, enquanto isso outros querem exatamente o contrário, que é voltar para a rotina conhecida no local de trabalho. Por outro lado, muitos preferem combinar o trabalho remoto e no escritório. Pesquisa da EY Work Reimagined 2022, com trabalhadores de 22 países, inclusive o Brasil, mostra que 53% dos brasileiros entrevistados disseram disseram preferir trabalhar pelo menos 3 dias por semana de forma remota e apenas 9% optaram por trabalhar 100% dos dias no escritório. 

Então, manter a produtividade no trabalho híbrido é uma preocupação real das empresas que optaram por essa modalidade de trabalho o que pretendem adotar. 

Incentive a comunicação

Obviamente, em um escritório, a comunicação flui mais naturalmente, principalmente entre os líderes e seus funcionários. Quando esses funcionários estão remotos, se a comunicação não for feita de forma eficiente, muitos podem não acompanhar o que a empresa espera deles.  

Pesquisa da Igloo Software mostra que quase 60% dos funcionários remotos afirmam perder informações importantes, além disso, é muito mais fácil para esse funcionário perder o foco, impactando na sua produtividade. Assim, a estratégia de comunicação precisa deixar claro para todos o que cada líder espera de suas equipes, quais suas metas e objetivos. 

Para isso: 

• Crie canais de comunicação efetivos 
• Garanta que todos os funcionários tenham acesso a esses canais, não importando se estão remotos ou no escritório 
• Peça feedbacks 
• Dê diretrizes e metas claras 
• Crie compromissos pessoais 
• Respeite seus funcionários. 

Flexibilidade

Não importa qual o modelo de trabalho híbrido seja o escolhido, a característica comum entre eles é exatamente a flexibilidade de poder escolher como e onde se deseja trabalhar. No sistema híbrido, essa flexibilidade permite que o funcionário trabalhe de onde quiser e quando se sente mais produtivo – seja no escritório ou em casa, de manhã ou à noite. 

Tarefas organizadas

Outro fator importante para garantir a produtividade no trabalho híbrido é entender onde cada funcionário pode desempenhar seu trabalho com maior eficiência. Algumas tarefas precisam ser realizadas no escritório, já outras, como processos de recrutamento de pessoal, podem ser feitas à distância. 

Com as ferramentas corretas voltadas para colaboração e produtividade, como a plataforma Adobe, os funcionários conseguem realizar suas tarefas facilmente, mantendo uma comunicação efetiva, sem prejuízo para sua produtividade. Claro, cabe às lideranças organizarem essas tarefas e entenderem a capacidade de cada funcionário. 

Defina limites

O trabalho híbrido oferece um grande desafio para as lideranças saberem o que seus funcionários estão fazendo, se realmente estão se dedicando ao trabalho ou realizando outras atividades. 

Para definir esses limites: 

• Realize reuniões regulares 
• Implemente uma política de portas abertas 
• Defina os limites desde o inicio 
• Dê e receba feedbacks 

Como os funcionários podem ficar confusos sobre o tempo pessoa e de trabalho, definir esses limites é o que pode garantir a produtividade no trabalho híbrido. 

Além disso, outro fator que especialistas dizem ser importante para a produtividade no trabalho híbrido é envolver o funcionário no processo decisório da empresa, com isso, eles conseguem entender qual seu papel na estratégia de negócios e o que a empresa espera deles. 

Ferramentas corretas

Sem acesso às ferramentas utilizadas no dia a dia de trabalho no escritório, documentos e formas de se comunicar e colaborar com os colegas, é impossível garantir a produtividade no trabalho híbrido. 

Contar com uma plataforma unificada, como o Adobe Acrobat, entrega a estrutura necessária de colaboração em tempo real, recursos de assinaturas eletrônicas, acesso móvel e segurança necessários para garantir maior eficiência e produtividade no trabalho híbrido. 

Além disso, a plataforma conta com recursos de comunicação vitais para o trabalho, permitindo o acesso fácil às mesmas informações, não importando se estão no escritório ou em outro local. 

Ambiente de trabalho

O ambiente de trabalho é vital para a produtividade no trabalho híbrido. Se o funcionário não tiver um local adequado para realizar suas tarefas, dificilmente se concentrará no trabalho. Por exemplo, estudo mostra que apenas 58% dos entrevistados contavam com uma cadeira de trabalho adequada em casa. 

Por isso, as empresas que optarem pelo modelo podem criar um programa que ajude seus funcionários a configurar um ambiente de trabalho adequado e que evite distrações e contribua para que eles possam se concentrar no trabalho. 

Reconheça as diferenças pessoais e culturais

Alguns funcionários são mais produtivos no escritório, enquanto outros o são em casa. Cada trabalhador é um universo diferente que precisa ser conhecido e respeitado, portanto, cabe aos líderes reconhecerem essas diferenças e incentivarem o funcionário a adotar o sistema mais adequado para garantir sua eficiência e produtividade. Forçar o trabalhador a optar por um ou outro modelo pode ser contraproducente. 

As ferramentas digitais são fundamentais para a produtividade no trabalho híbrido e são a única maneira de realmente apoiar empresas e funcionários a trabalharem com eficiência. Fale com os especialistas da Solo Network para entender qual o pacote Adobe ideal para sua empresa.