De acordo com o Institute of Asset Management, uma estratégia SAM é “uma abordagem otimizada de longo prazo para a gestão de ativos, derivada e consistente com o plano estratégico organizacional e a política de gestão de ativos”. 

Assim, para criar uma estratégia SAM eficiente é preciso adotar uma abordagem de longo prazo que busque reduzir riscos de conformidade ao mesmo tempo em que os custos com softwares são reduzidos. 

Com novos modelos de entrega de software, qualquer usuário pode adquirir novos aplicativos, sem que, para isso, seja necessária a aprovação pela área de TI. Dessa forma, além de mitigar riscos de conformidade, uma estratégia SAM também ajuda a área de TI a identificar a não utilização e subutilização de softwares e aplicativos pelas diversas áreas da empresa e cortar custos com soluções desnecessárias. 

Da mesma forma, uma gestão de ativos de software bem-sucedida, permite à empresa identificar e corrigir possíveis vulnerabilidades de segurança com maior agilidade. 

Desafios da estratégia SAM 

Para evitar problemas legais, é necessário tomar alguns cuidados na aquisição e gestão de licenças. Em uma empresa de grande porte, pode ser muito complexo acompanhar todas as licenças expiradas, o que pode causar multas pesadas e ações judiciais. 

Outro desafio é lidar com dados imprecisos e a falta de visibilidade, principalmente se essas informações não forem atualizadas regularmente e sempre que um novo software for adquirido. 

Além disso, a equipe de TI deve ser capaz de prever possíveis despesas com softwares e monitorar seu uso, seja um aplicativo SaaS ou local, evitando que softwares desnecessários sejam adquiridos. 

Componentes chave do SAM 

Licença 

A licença de software é a base de informações para uma solução SAM. É ela que define os termos e condições de uso, quais dispositivos podem usá-lo e por qual período. A licença, também, traz os direitos de utilização do software, sua integração com outros aplicativos, requisitos de auditoria e renovação. 

A solução SAM é capaz de “interpretar” informações para manter a conformidade e evitar multas por mau uso, além de trazer informações sobre instalação e uso de acordo com os termos e condições estipulados na licença. 

Conformidade 

Manter a conformidade é essencial para atender as exigências de uso do software em relação aos termos e condições acordados na hora da compra, e para a área de TI estar pronta para uma auditoria, que pode acontecer em qualquer época do ano. Dependendo da maturidade da estratégia SAM, essas auditorias podem se tornar uma oportunidade para que a empresa renegocie contratos. 

Assim, as empresas passam a agir de forma proativa, criando políticas para a gestão de ativos de software e padronizando processos e diretrizes para tornar essa gestão mais eficiente. 

Hoje, são três os padrões ISO que a empresa precisa conhecer: 

• ISO 19770-1 – Que garante a execução da estratégia SAM de acordo com padrões de governança 
• ISO 19770-2 – Relacionado a tags de identificação de software para identificar as instâncias que a solução está instalada. 
• ISO 19770-3 – Ajuda na identificação de aplicativos que possuem direitos de licenciamento de software 

Otimização 

Uma estratégia SAM permite detalhar informações como data de compra, licença e prazos de renovação de garantia e cria alertas quando os prazos para renovação estão próximos, reduzindo o risco de multas e processos por violação da licença. 

Benefícios e funções da estratégia SAM 

Em um primeiro momento, a estratégia SAM melhora o relacionamento com os fornecedores. A solução SAM conta com métricas de utilização, tornando mais fácil o entendimento sobre o uso de cada software, se ele está atendendo as necessidades do usuário e se precisa de algum recurso extra. Essas informações podem ser compartilhadas com o fornecedor para ajudar no desenvolvimento do produto. 

Melhorias de processos 

A estratégia SAM ajuda a área de TI a descobrir quais softwares e tecnologias são os preferidos dos usuários para suas tarefas diárias. Assim, é possível estabelecer políticas e procedimentos de aquisição, documentação, uso e desativação de softwares e aplicativos em uma estratégia de longo prazo. 

Auditoria 

Auditorias são processos regulares realizados pelos fornecedores para garantir que o software está sendo usado de acordo com os termos e condições estabelecidos na licença. Quanto maior a base de ativos, mais complexa é sua gestão e a estratégia SAM é essencial para fornecer a visibilidade desejada pela TI. 

Gestão de custos 

Gerenciar os custos com licenças precisa ser um dos objetivos da TI, e a estratégia SAM torna esse processo mais eficiente ao permitir que aplicativos não utilizados ou subutilizados sejam eliminados. 

Como medir o sucesso da estratégia SAM 

Não basta apenas implementar uma estratégia SAM e acreditar que a gestão de ativos será transformada, é preciso mensurar o sucesso por meio de métricas de entrada de dados, métricas operacionais e métricas financeiras. 

Métricas de entrada de dados 

São métricas que ajudam a avaliar a confiabilidade dos dados, como o número de dispositivos encontrados em uma rede. 

Métricas operacionais 

Utilizadas para mensurar o desempenho dos modelos de licenciamento e eficácia da otimização, por exemplo, o número de aplicativos instalados sem licença. 

Métricas financeiras 

Voltadas para analisar os resultados da estratégia SAM e dos programas de otimização de licenças, como o valor de softwares desnecessários eliminados da rede. 

Passos para implementar uma estratégia SAM 

O primeiro passo para implementar o SAM é saber como a solução funciona e se ela conta com processos padronizados e diretrizes que guiem a aquisição e armazenamento dos dados das licenças. O segundo passo é criar um repositório centralizado para esses dados que permitam o acesso a qualquer momento. 

Em seguida, a ferramenta de descoberta da solução SAM deve ser utilizada para descobrir as soluções instaladas no ambiente e quais e quantas licenças estão em uso. 

Além disso, é fundamental manter o sistema de registro atualizado para facilitar o acesso aos dados de licenças e entender quais os softwares que melhor se adaptam ao uso da empresa e infraestrutura de TI e para gerenciar as licenças com eficácia. 

Uma estratégia SAM garante a maior transparência dos dados e, assim, permite à empresa a redução de custos e riscos de auditoria. Conheça a solução Solo Omniview, o programa de consultoria de gestão de ativos de software da Solo Network e saiba como podemos ajudar sua empresa.