A gestão de ativos de software (SAM) permite às empresas entenderem o que elas têm de software instalados, quem usa, como eles são suportados e quanto está pagando por cada um deles. Em um mundo cada vez mais digital e dependente dos mais diversos aplicativos, ter essas informações é essencial para evitar prejuízos e punições.

Assim, a metodologia SAM, quando bem realizada, garante que a empresa pague apenas por licenças que estão realmente em uso. É uma prática que precisa ser adotada continuamente para reduzir riscos de segurança e custos inesperados, para garantir a conformidade e, com isso, reduzir a possibilidade de alguma penalidade devido ao uso de softwares sem licenças, e, obviamente, para tornar os investimentos mais inteligentes.

Essa necessidade fica ainda mais clara com a maior capacidade de adquirir licenças por meio da nuvem, pois o crescimento das opções via SaaS torna a gestão mais complexa, já que os próprios usuários podem assinar algum serviço sem comunicar a TI.

Gestão de recursos

Essa descentralização na aquisição de softwares, que à princípio pode parecer benéfica para a empresa, na verdade mostra a importância de investir em uma solução de gestão de ativos de software.

Entretanto, é fundamental ter os pés no chão na hora de construir uma estratégia SAM que se mostre sustentável no médio e longo prazo e analisar a fundo os recursos oferecidos pelos mais diversos fornecedores SAM para escolher a plataforma que atenda as necessidades da empresa com eficiência, afinal, a plataforma não faz todo o trabalho sozinha.

Base para a gestão de ativos de software

O SAM é uma estratégia de negócios que visa criar mais valor com a aquisição de softwares com o controle e automação da aquisição, uso e implementação de licenças.

A metodologia se baseia em três pilares:

• Conformidade, com o maior controle de custos e riscos
• Otimização do uso das licenças
• Redução de custos

Assim, ao implementar uma estratégia de gestão de ativos de software, as empresas conquistam maior autonomia para tomar decisões, reduzem custos e conseguem tornar o investimento em novas tecnologias mais assertivo. E isso implica na escolha da melhor plataforma SAM.

Práticas recomendadas para a gestão de ativos de software

O primeiro passo é buscar informações junto aos fornecedores que a empresa já trabalha para entender quais os benefícios que possam ser agregados para a empresa e, também, considerar uma opção de migração para a nuvem. Outro ponto é analisar as métricas e contratos de licenciamento para ter uma visão completa da complexidade de cada licença e como garantir a conformidade.

Com essas informações é possível começar a definir a estratégia de gestão de ativos de software mais indicada para a empresa e determinar objetivos e metas.

Documentação e padronização de processos

Dados são fundamentais para realizar uma boa gestão de ativos de software, portanto, é fundamental documentar e padronizar os processos de aquisição. Regras bem definidas garantem uma implementação de uma estratégia bem-sucedida

Limpeza e organização do inventário

Contar com um sistema que permita a fácil localização de documentos e dados sobre as licenças só é possível com a limpeza e organização do inventário, de forma que permita a centralização das informações e o uso de métricas para monitorar as licenças.

Catálogo de software

Com as informações padronizadas e organizadas é possível criar um catálogo com os softwares em uso pela empresa.

Inventário de sistemas

Da mesma forma que é importante inventariar os softwares em uso. É fundamental gerenciar os sistemas utilizados, inclusive os de código aberto, pois é possível que algum software que trabalhe nesse ambiente tenha uma licença paga.

Uso do software

Essa prática permite entender como um software é utilizado, quando, por quem e como é instalado e configurado. Esse é o momento de descobrir se está pagando por algo que não é mais utilizado pela empresa.

Quantidade de licenças necessárias

A catalogação de software e sistemas permite identificar o número de licenças necessárias para o bom andamento do fluxo de trabalho e para ter certeza que esse uso está realmente coberto pelas licenças.

Atualização do inventário

A gestão de ativos de software é uma jornada ininterrupta, que exige uma atualização contínua das informações, portanto, é essencial manter processos que garantam que as informações estejam sempre atualizadas, por exemplo, rastreando e monitorando aquisições realizadas na nuvem.

Mais eficiência na gestão de ativos de software

A implementação dessas práticas garantem o melhor resultado de uma estratégia SAM, tornando a gestão das informações mais transparentes e garantindo o uso das licenças com maior eficiência.

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