O workflow de documentos, ou fluxo de trabalho de documentos, teve que passar por uma série de mudanças nos últimos anos para as empresas conseguirem atender às necessidades dos seus funcionários, que, atualmente, se dividem entre o trabalho no escritório e em outros locais.

Apesar disso, ainda há muita coisa a ser feita para as organizações conseguirem aproveitar ao máximo os benefícios de digitalizar seus processos e ter acesso a análises e insights baseados em dados para desbloquear novas oportunidades de negócios e reduzir seus custos.

No relatório “Tapping Into Advanced Workflows to Grow and Energize Your Business”, a Forbes, em parceria com a Adobe e Microsoft entrevistou 602 executivos para entender sobre o workflow digital em suas organizações. 49% deles afirmaram que “restrições de tempo e operacionais levaram a reestruturações incompletas ou insatisfatórias”, com dois terços dizendo que planejam “desenvolver ainda mais seus processos de documentos digitais”.

Isso deixa claro que criar um processo de workflow de documentos adequado é fundamental para aumentar a produtividade e manter o foco em tarefas de maior valor agregado.

Como o workflow de documentos pode melhorar a produtividade

No relatório, 51% dos entrevistados disseram que seus fluxos de trabalho estavam “impedindo a produtividade”, indicando que, para a maioria das empresas, os processos digitais ainda levam a ineficiências na organização.

Processos ineficientes e baseados em papel obrigam que os funcionários percam muito tempo recuperando documentos importantes. Normalmente, um trabalhador ocupa duas horas por dia de trabalho procurando arquivos físicos importantes. Isso gera custos para qualquer organização, não apenas em relação ao tempo perdido, mas também sobre a possibilidade de documentos serem arquivados incorretamente ou serem perdidos.

Com a adoção de um workflow de documentos adequado, as empresas conseguem melhorar profundamente a forma com que seus funcionários lidam com suas tarefas administrativas, tornando o arquivamento, organização e recuperação de documentos mais eficaz. O resultado é a criação de fluxos de trabalho mais produtivos, com os funcionários se concentrando em processos mais estratégicos.

O relatório da Forbes captou exatamente isso. À medida que as empresas investem em novas tecnologias, principalmente sistemas automatizados e baseados em inteligência artificial, para otimizar o workflow de documentos, elas também liberam seus funcionários para trabalhar e pensar de forma estratégica e criativa.

Identificando ineficiências em processos

Documentos duplicados, informações perdidas, dificuldade de rastrear as versões mais atuais dos documentos e erros humanos são os responsáveis por tornar os fluxos de trabalho mais lentos. Implementar um workflow de documentos correto, então, ajuda a identificar processos ineficientes, gargalos e áreas que precisam de melhorias.

Com a adoção de uma solução de gerenciamento de documentos, como o Solo Document, desenvolvido com base nas ferramentas oferecidas pela Adobe Document Cloud, a organização tem acesso a um conjunto completo de recursos para tornar o workflow de documentos mais eficaz, permitindo a simplificação e otimização dos fluxos de trabalho e proporcionando a melhor experiência aos usuários.

Como os problemas com o gerenciamento de documentos podem passar anos sem serem identificados, forçando as equipes a trabalharem com processos ineficientes sem entender por que eles são assim, contar com uma solução robusta é fundamental para as empresas. Dessa forma, elas conseguem reduzir custos com a mão de obra para lidar com documentos físicos e com o armazenamento desses documentos, tornar o fluxo de trabalho mais simples e automatizado, conquistar maior eficiência no atendimento às solicitações dos clientes e atender às normas de conformidade vigentes.

Como o Solo Document maximiza a produtividade da sua empresa

O trabalho híbrido está dominando as empresas atualmente, mas o uso de diferentes aplicativos e serviços nos mais diversos dispositivos pode criar lacunas de comunicação, erros e riscos de segurança. O Solo Document organiza as informações em cada ponto de contato, simplifica processos de gestão de documentos e ainda fornece suporte à segurança e conformidade de dados.

O Solo Document elimina o atrito proporcionado pela conexão com ferramentas internas e externas, tornando o workflow de documentos mais simples e permitindo que os usuários trabalhem em PDFs nos aplicativos que já estão acostumados a usar no dia a dia de trabalho, como Microsoft 365, Salesforce, Google Drive e Dropbox. Além de contar com recursos avançados para os mais diversos processos relacionados à gestão de documentos, desde a colaboração até a assinatura eletrônica.

A solução da Solo substitui fluxos de trabalho manuais por workflow de documentos digitais, permitindo a padronização da forma com que os funcionários acessam, atualizam ou armazenam documentos em qualquer lugar e a qualquer hora.

O Solo Document é uma solução baseada na nuvem, permitindo a criação, edição, visualização, assinatura e compartilhamento de documentos digitais com agilidade e segurança. Como é baseado no Adobe Documento Cloud, permite a transformação de arquivos de texto, imagens e outros formatos de documento em PDF facilmente, tornando possível a adição, ajuste e personalização dos PDFs.

Além disso, a visualização pode ser feita em qualquer dispositivo, como computadores, tablets e smartphones, tornando o compartilhamento dos documentos mais eficaz e transformando a colaboração com colegas, clientes e parceiros. A solução também agiliza o processo de assinatura eletrônica em documentos PDF, tornando o workflow de documentos mais eficiente e seguro.

Com o Solo Documento, a empresa automatiza e simplifica diversos fluxos de trabalho relacionados à documentação, melhorando a eficiência e proporcionando maior economia de tempo para buscar documentos. Como conta com recursos de segurança avançados para proteção dos documentos contra acessos não autorizados, garante a confidencialidade e integridade dos arquivos. E tudo com acesso a uma solução completa e acessível, com um retorno sobre o investimento mais ágil e com um custo-benefício excepcional.

De vendas e recursos humanos ao marketing, compras e TI, o Solo Document otimiza o workflow de documentos em todos os setores da empresa, impulsionando a produtividade, mas também fortalecendo a sustentabilidade empresarial.

Com a adoção da solução, é possível reduzir significativamente o impacto ambiental relacionado ao gerenciamento de documentos em papel, levando a um futuro mais verde, economizando recursos e contribuindo para um ambiente de trabalho mais saudável. Entre em contato e junte-se a nós na jornada para uma gestão de documentos mais inteligente, eficiente e sustentável.