A integração entre Adobe Acrobat e Microsoft Teams une duas plataformas essenciais para negócios modernos, permitindo que usuários trabalhem com documentos PDF sem sair do ambiente do Teams. Essa solução combinada elimina a necessidade de alternar entre aplicativos, reduzindo atritos nos fluxos de trabalho e potencialmente resultando em maior eficiência, segurança aprimorada e redução de custos.

Com o Acrobat embutido no Teams, profissionais podem criar, editar, compartilhar e assinar PDFs diretamente no aplicativo – tudo isso mantendo os dados sob as políticas corporativas e de TI já estabelecidas. Essa integração traz fluxos de trabalho de documentos mais ágeis e centralizados. Equipes de todos os portes se beneficiam: desde pequenas empresas (que podem usar recursos básicos de PDF dentro do Teams sem custo adicional) até grandes corporações (que usufruem de recursos avançados integrados às suas soluções de produtividade e segurança existentes).

Compartilhamento e edição de PDFs no Teams

Uma das funcionalidades centrais é a capacidade de abrir e manipular arquivos PDF diretamente no Microsoft Teams utilizando o Adobe Acrobat como visualizador padrão. Com a configuração adequada, o Acrobat pode ser definido pelo administrador de TI como o aplicativo PDF default no Teams, de modo que todos os PDFs em chats e canais abram no próprio Teams via Acrobat.

Sem qualquer plugin adicional, os membros da equipe conseguem visualizar PDFs em alta fidelidade (preservando formatação, fontes e layout originais) e adicionar comentários ou anotações básicas, mesmo sem uma assinatura do Acrobat. Para recursos de edição avançada – como alterar texto e imagens em PDFs, reorganizar ou remover páginas, converter documentos PDF para Word/Excel/PowerPoint e proteger PDFs com senha – os usuários podem fazer login com uma conta Adobe Acrobat Standard ou Pro dentro do Teams.

Uma vez autenticado, o conjunto completo de ferramentas do Acrobat fica disponível na interface do Teams, permitindo, por exemplo, converter um PDF escaneado em um documento editável, mesclar vários arquivos (PDF ou Office) em um só, ou exportar conversas do Teams para PDF mantendo todo o formato. Tudo isso ocorre de forma integrada, sem precisar salvar arquivos localmente ou alternar para o aplicativo desktop do Acrobat.

Do ponto de vista prático, essa integração significa que um documento PDF pode ser compartilhado em um canal do Teams e imediatamente editado ou comentado pelos participantes da conversa, acelerando revisões de documentos técnicos, manuais de TI, propostas de fornecedores etc. A produtividade aumenta porque elimina-se o vai-e-vem de anexos por email ou a necessidade de cada colaborador baixar o PDF, editar em separado e reenviar versões diferentes. No Teams, todos trabalham no mesmo arquivo em tempo real, com as mudanças refletidas para todos os visualizadores. Isso garante consistência e evita o problema de versões conflitantes de um documento.

Assinaturas Eletrônicas Integradas com Adobe Sign no Teams

Outra funcionalidade de grande impacto é a integração do Adobe Acrobat Sign (a plataforma de assinaturas eletrônicas da Adobe) ao Microsoft Teams. Para gestores de TI que precisam aprovar contratos, autorizar compras ou assinar digitalmente documentos internos, essa integração possibilita realizar todo o processo de assinatura eletrônica dentro do Teams, de forma segura e conforme as normas legais.

O Microsoft Teams possui o aplicativo Approvals (Aprovações), no qual a Adobe integrou o Acrobat Sign. Ao criar uma nova aprovação no Teams, é possível escolher o tipo “eSign” e encaminhar documentos para assinatura através do Adobe Sign. Os usuários autenticam-se com sua conta Adobe Sign (pode ser uma licença corporativa ou mesmo um trial) e então definem destinatários, ordem de assinatura e campos a assinar diretamente na interface do Teams.

É suportado tanto o cenário de assinaturas internas (lookup de usuários da organização pelo Azure AD) quanto assinaturas externas – neste caso os signatários externos recebem um convite por e-mail e podem assinar via navegador, enquanto o status ainda é reportado no Teams. Uma vez enviado o pedido de assinatura, o processo inteiro pode ser acompanhado em tempo real: o Teams exibe um cartão de acompanhamento na conversa ou canal, que se atualiza automaticamente conforme as partes visualizam ou assinam o documento.

Os aprovadores e remetentes recebem notificações dentro do Teams à medida que cada assinatura é concluída, e há uma pasta de acompanhamento no app Approvals mostrando todas as requisições pendentes e concluídas, com indicadores claros de quem já assinou e quem falta assinar. Tudo isso sem precisar abrir o Adobe Sign separadamente ou verificar e-mails de status, o que agiliza imensamente ciclos de aprovação.

De fato, a Adobe e a Microsoft enfatizam que essa integração permite solicitar aprovações, capturar assinaturas e rastrear tudo em tempo real dentro do Teams. Vale notar que os documentos assinados eletronicamente pelo Acrobat Sign têm validade legal (cumprindo requisitos de eIDAS, ESIGN Act, ICP-Brasil dependendo do caso) e o processo integrado mantém o relatório de auditoria e trilha de aprovação normalmente disponível no Adobe Sign.

Para o gestor de TI, isso significa que contratos com fornecedores, termos de confidencialidade, ordens de serviço de TI e outros documentos críticos podem ser expedidos e firmados de forma mais rápida e com registro completo, sem sair do fluxo de trabalho colaborativo. A consequência direta é uma aceleração na conclusão de acordos e decisões, reduzindo gargalos operacionais.

Colaboração em tempo real e comentários simultâneos

A integração Acrobat-Teams foi projetada para potencializar a colaboração em tempo real em torno de documentos PDF. Diferentes membros de um time podem acessar simultaneamente um PDF compartilhado em um canal do Teams e realizar marcações ou comentários que ficam visíveis para todos quase instantaneamente.

Por exemplo, ao revisar um documento de política de segurança de informação em PDF, um analista de segurança pode destacar uma seção e comentar uma sugestão de mudança, enquanto um gerente adiciona uma nota adesiva (sticky note) em outra parte do documento – tudo isso ocorrendo dentro da aba do Acrobat no Teams, com cada colaborador vendo os comentários e anotações dos demais em tempo real.

Esse modelo de colaboração centralizada substitui o antigo fluxo de “marcar PDF e enviar por email”. Em vez de múltiplas cópias do arquivo com feedback disperso, toda a discussão fica consolidada em um único documento compartilhado. O Acrobat no Teams suporta anotações ricas, incluindo notas adesivas, realce de texto, desenhos à mão livre para circular ou apontar itens, e comentários com fio (os colegas podem responder ao comentário de alguém dentro do próprio PDF). O interessante é que o Teams, via um bot do Acrobat, envia notificações automáticas no chat do canal sempre que alguém comenta ou responde a um comentário no PDF. Assim, nenhum feedback passa despercebido – os envolvidos são alertados das atualizações, mantendo todos alinhados no processo de revisão.

Do ponto de vista técnico, essa colaboração em PDFs é habilitada pelos serviços de nuvem da Adobe: quando um PDF é compartilhado para colaboração, uma instância segura dele é gerenciada na Adobe Document Cloud para permitir as anotações multiusuário. Os gestores de TI podem ficar tranquilos quanto à segurança desse processo, pois os dados trafegam criptografados (em trânsito e em repouso) e os arquivos temporários são apagados dos servidores Adobe após 24 horas.

Em outras palavras, a Adobe fornece a plataforma colaborativa, mas o documento fonte permanece armazenado no SharePoint/OneDrive da organização, garantindo conformidade com políticas de armazenamento e retenção internas. Essa união de esforços (Teams + Adobe Cloud) resulta numa experiência de coautoria de PDFs única, onde todos os feedbacks ficam registrados num só local confiável e a equipe pode iterar rapidamente sobre documentos complexos.

Controle de versão e rastreamento de documentos

Para gestores de TI, a governança de documentos é fundamental – saber quem alterou o quê e quando em documentos críticos. Nesse ponto, a integração Acrobat-Teams se beneficia da infraestrutura Microsoft 365 subjacente. Os arquivos PDF trabalhados no Teams normalmente residem em bibliotecas do SharePoint ou OneDrive for Business, o que significa que todo o versionamento e histórico de alterações do SharePoint se aplica aos PDFs como a qualquer arquivo Office. Cada vez que um PDF é modificado (por exemplo, consolidando comentários ou após uma edição via Acrobat), o SharePoint registra uma nova versão do arquivo.

Assim, se necessário, é possível restaurar versões anteriores ou auditar mudanças específicas – vantagem crucial para controle de versão em documentos como políticas de TI ou requisitos de projeto. Além do versionamento nativo, a própria natureza colaborativa descrita anteriormente elimina a multiplicidade de versões divergentes. Como todos contribuem no mesmo arquivo central, não há proliferação de “Documento_X_vfinal2.pdf” ou “_editado_por_TI.pdf” em e-mails – o “source of truth” fica unificado.

Isso não só reduz erros (pois todos estão revisando a mesma informação), como também facilita a rastreabilidade: é possível ver dentro do PDF quem fez cada comentário ou marcação (identificado pelo login Adobe/Teams do colaborador), e através do Teams sabe-se em qual contexto de conversa o documento foi discutido.

No caso das assinaturas eletrônicas, o Acrobat Sign adiciona mais uma camada de rastreamento: cada acordo possui um registro detalhado de eventos (visualização, assinatura, aprovação, delegação etc.) que fica disponível tanto no dashboard do Approvals no Teams quanto no portal do Acrobat Sign. Isso dá aos gestores uma visão clara do estágio de cada documento pendente de assinatura e um log completo de auditoria após concluído – informação útil para fins de conformidade e documentação legal.

Em termos de retenção e compliance, a integração não introduz novos silos: os documentos finalizados podem continuar sendo armazenados nos repositórios já aprovados pela TI (SharePoint, por exemplo), onde políticas de DLP (Data Loss Prevention), classificação de dados e retenção já se aplicam. Importante destacar que a Adobe e a Microsoft têm trabalhado juntas para estender as etiquetas de Proteção de Informações do Microsoft Purview (MIP) aos PDFs. Ou seja, assim como um Word ou Excel pode ser classificado como “Confidencial” e protegido, hoje o Acrobat já suporta aplicar e ler essas mesmas etiquetas em arquivos PDF.

Isso garante que, se um documento sigiloso for compartilhado no Teams para assinatura ou revisão, as restrições de acesso (criptografia, marca d'água, etc.) permanecem ativas mesmo durante o uso pelo Acrobat, alinhando-se às políticas de segurança da informação da organização.

Ganhos em produtividade e eficiência operacional

Integrar o Acrobat ao fluxo de trabalho do Teams traz benefícios práticos significativos em produtividade. Em vez de funcionários alternarem entre múltiplos aplicativos – leitor de PDF, editor de PDF, cliente de e-mail, aplicativo de assinatura – eles permanecem no hub central do Microsoft Teams, onde já ocorrem as conversas e decisões do dia a dia. Essa permanência "no fluxo" reduz o tempo gasto trocando de contexto e diminui interrupções. A possibilidade de vários usuários colaborarem simultaneamente acelera revisões: um ciclo de feedback que antes levava dias (esperando cada pessoa enviar sua versão comentada) agora pode se resolver em uma única reunião ou em poucas horas de trabalho colaborativo contínuo.

Também há ganhos objetivos de velocidade em processos formais. Por exemplo, ao adotar fluxos de trabalho digitais de PDF e assinatura, empresas reportam grande redução no tempo de fechamento de contratos e aprovações. A Adobe, internamente, construiu uma solução integrada com Microsoft (Power Automate + Acrobat Services + Sign) e projeta que 75% dos contratos de vendas passarão a ser tratados em fluxos totalmente self-service, com um tempo médio 273% mais rápido para finalizar cada contrato.

Embora esse número específico envolva automação adicional, ele ilustra o potencial de agilizar transações quando se combina a plataforma Adobe Document Cloud com o ecossistema Microsoft 365. Para um departamento de TI, isso pode significar projetos iniciando mais cedo por terem termos de referência assinados rapidamente, fornecedores engajados em menor tempo, e menos espera por papelada para executar mudanças de infraestrutura, por exemplo. A eficiência operacional também se manifesta na redução de redundâncias e melhorias de comunicação.

Com todos usando a mesma ferramenta integrada, evita-se o uso de aplicativos de PDF não homologados (o que também melhora a segurança) e diminui-se a dependência de processos manuais (imprimir e assinar documentos fisicamente, ou digitalizar assinaturas). O resultado é um workflow mais enxuto. Gestores de TI podem realocar tempo da equipe que antes era gasto em tarefas administrativas (como combinar comentários de vários PDFs ou acompanhar por e-mail quem já aprovou um documento) para atividades de maior valor estratégico.

Além disso, a experiência unificada ajuda na adoção pelas equipes: usuários já familiarizados com o Teams acham os recursos do Acrobat de forma intuitiva (por exemplo, botão de “Collaborate on PDF” no menu de mensagem ou a aba Acrobat no canal), o que reduz a curva de aprendizado e necessidade de treinamentos extensos. A integração suporta SSO (Single Sign-On) com as credenciais corporativas, tanto no Acrobat quanto no Sign, então o usuário praticamente não percebe transição entre os ambientes. Do ponto de vista de TI, menos suporte é necessário para gerenciar contas separadas ou troubleshoot de acessos, pois tudo aproveita a infraestrutura de identidade já existente.

Segurança da informação e compliance

Em ambientes corporativos, segurança de documentos e conformidade são prioritárias – especialmente para gestores de TI que devem assegurar que as novas ferramentas não abram brechas. Felizmente, a integração do Adobe Acrobat com o Teams foi construída com foco em segurança e confiança desde o início.

Conforme mencionado, quando usuários colaboram em PDFs no Teams, os arquivos trafegam pela Adobe Document Cloud de forma transitória e regionalizada: isso significa que uma cópia temporária do PDF pode ser processada nos servidores Adobe na mesma região geográfica do usuário (importante para requisitos de residência de dados) e é automaticamente deletada em até 24 horas.

Durante todo esse ciclo, o documento permanece criptografado em trânsito e em repouso, garantindo que terceiros não acessem seu conteúdo. Assim, a TI mantém controle – o documento original fica no SharePoint protegido por autenticação Microsoft 365, e a Adobe atua apenas como um processador temporário dos dados, sem reter informações além do necessário para viabilizar a função.

A adoção do Acrobat no Teams também não compromete as políticas de classificação e proteção de informação já utilizadas na empresa. Como citado, a Adobe trabalhou para suportar o Microsoft Purview (antes Azure Information Protection) no formato PDF. Isso significa que se um PDF for marcado como confidencial e protegido contra abertura não autorizada, o Acrobat respeitará essas restrições – somente usuários devidamente autenticados e autorizados (ex.: membros daquele Team ou pessoas designadas) conseguirão visualizar e colaborar no PDF. Tal alinhamento entre Acrobat e Microsoft Purview proporciona uma camada extra de segurança para documentos sensíveis, sem prejudicar a experiência do usuário.

Em relação às assinaturas eletrônicas, o Acrobat Sign traz conformidade certificada: a solução é compatível com padrões globais de segurança (ISO 27001, SOC 2 etc.) e pode ser configurada para atender legislação local, incluindo carimbo de tempo, certificados digitais e outros requisitos quando necessário. A integração com Teams herda essas propriedades – por exemplo, o recurso Live Sign lançado pela Adobe permite até realizar assinaturas em tempo real durante reuniões do Teams, usando a autenticação do próprio Teams para validar os participantes.

Além disso, para clientes governamentais ou setores altamente regulados, há suporte de alto nível: o Acrobat Sign atingiu certificação FedRAMP Moderate ao ser hospedado no Azure Government Cloud, ampliando sua adequação para órgãos públicos que usam Microsoft. Para o gestor de TI, isso significa poder implantar fluxos de assinatura digital no Teams com a tranquilidade de estarem apoiados por uma plataforma reconhecida e segura, auditável e conforme às políticas corporativas e regulatórias.

Por fim, a administração dessa integração alinha-se aos controles de TI. A Microsoft disponibiliza políticas no Teams Admin Center para permitir ou bloquear apps como o Adobe Acrobat, e para definir se ele será o visualizador padrão de PDF. Combinado a isso, a Adobe e a Microsoft lançaram um instalador unificado para suas integrações, permitindo que administradores façam o deploy do Acrobat e o Acrobat Sign em todos os aplicativos do Microsoft 365 de uma vez só. Dessa forma, é possível garantir que todos os usuários da organização tenham acesso consistente à ferramenta, enquanto se mantém governança centralizada.

Em suma, a integração Acrobat–Teams traz fluxos de trabalho mais inteligentes e conectados. Gestores de TI podem alavancar essas ferramentas para entregar valor mais rápido às áreas de negócio, ao mesmo tempo em que simplificam o stack de aplicações (concentrando capacidades no ecossistema Microsoft 365 já adotado). Com suporte oficial tanto da Adobe quanto da Microsoft, essa solução continua evoluindo – seja incorporando recursos de IA para análise de documentos ou novas automações via Power Platform – mas já se prova hoje como um componente importante para a eficiência operacional e a transformação digital em empresas de todos os tamanhos.