Criar um roteiro de projeto eficiente é fundamental para conquistar e ganhar a confiança dos executivos da empresa e dos stakeholders para que invistam em um projeto, além de ser uma ferramenta crítica para manter todos os envolvidos atualizados. Mas como iniciar um roteiro de projeto que garanta que todos estejam falando a mesma língua e tenham os mesmos objetivos? 

O que é um roteiro de projeto

O primeiro passo é entender o que é um roteiro de projeto, quais seus objetivos e etapas principais. Esse roteiro traz uma visão geral gráfica com a apresentação de metas e resultados por meio de uma linha do tempo, ou seja, apresenta uma visão geral do projeto, desde seu início até conclusão, sem a necessidade de descrever tarefas, subtarefas, e outros detalhes inerentes à realização do projeto. 

Então, o roteiro visa: 

1. Iniciar um projeto corretamente e no prazo estipulado 
2. Atender às expectativas dos stakeholdres 
3. Certificar que todos os envolvidos estejam alinhados aos objetivos 
4. Compartilha o progresso 
5. Dividir equipes e stakeholders 
6. Criar uma base para um plano de projeto futuro

O que um roteiro de projeto eficiente inclui

Entender os principais componentes que tornam um roteiro de projeto eficiente é fundamental para criar um roteiro bem-sucedido. Esse roteiro precisa ter: 

Escopo

Que envolve todas as informações sobre o projeto, seus objetivos, principais tarefas, custos e prazos 

Entregáveis

São os resultados que devem ser alcançados em cada etapa do projeto 

Linha do tempo

É o cronograma em que são inseridas as atividades e os prazos necessários de implementação 

Recursos

É o detalhamento dos recursos disponíveis e necessários para o andamento do projeto. Deve conter os custos, estimativas de mão de obra e outros recursos. 

Marcos

São os pontos que dividem cada etapa. 

Riscos

Lista com os possíveis riscos que podem impactar o projeto. É essencial analisar os desafios para que prazos, carga de trabalho e orçamentos não sofram impactos negativos. 

Dependências

Diz respeito a qualquer relacionamento ou recurso que impacte na execução das entregas e tarefas. 

Principais contatos

Contato de todos os integrantes do projeto para acesso facilitado no caso de problemas ou dúvidas. 

Por que um roteiro de projeto é fundamental

A comunicação do projeto é um dos maiores desafios para a equipe de projetos, pois envolve integrantes da equipe, outros departamentos, investidores, executivos e stakeholdres. E é nesse ponto que um roteiro de projeto mostra sua importância, pois mantém todos atualizados com informações sobre o andamento e entregas. 

Claro, quanto maior o projeto, mais importante o roteiro e, obviamente, é fundamental mantê-lo atualizado. 

Qual a diferença entre roteiro e plano

Roteiro de projeto e plano de projeto são semelhantes, mas têm como principal diferença o nível de detalhamento. Enquanto o roteiro traz informações gerais sobre o projeto, o plano mostra os detalhes. 

De acordo com a monday.com, o roteiro explica o porquê, quem e quando, enquanto o plano explica o como, ou seja, como ele será realizado. 

Quando usar um roteiro de projeto

Basicamente quando há a necessidade transmitir informações básicas, como os objetivos e prazos. Também tem um papel importante nos primeiros dias do projeto para manter as equipes informadas de seu andamento. Por outro lado, o roteiro não serve para manter as equipes informadas sobre as tarefas que devem ser realizadas, para isso, elas precisam de acesso ao plano para ver em detalhes o que está sendo feito ou precisa ser feito. 

Como criar um roteiro de projeto eficiente

Como criar um roteiro eficaz e eficiente para tornar o fluxo de trabalho mais fácil e conveniente? Algumas etapas precisam ser seguidas. 

1. Descreva um case de negócios
   Normalmente, ao criar um roteiro de projeto, executivos e stakehoders esperam ter acesso a informações importantes facilmente. Portanto, é essencial descrever o projeto e justificar por que ele é necessário. Benefícios, custos e riscos precisam ser informados junto com uma análise de alto nível para obter o apoio e aprovação para que o projeto saia do papel. 
2. Escreva um termo de abertura
   O termo de abertura é a etapa seguinte à aprovação. Nele é necessário descrever os principais pontos do projeto, marcos, entregas, premissas, cronograma e quais os recursos necessários. Com essas informações é possível criar um roteiro visual. 
3. Tenha um modelo
   Construir um roteiro tendo um modelo como exemplo reduz o tempo para sua criação e garante que todos os roteiros sejam padronizados. 
4. Insira informações sobre o projeto
   Chegou o momento de incluir todas as informações importantes sobre o projeto:
   – Metas e objetivos
   – Prioridades
   – Benefícios ou ROI
   – Linha do tempo mostrando todo o escopo
   – Fluxos de trabalho por equipe
   – Atividades a serem concluídas por semana ou mês
   – Marcos do projeto
5. Colaboração com stakeholders
   Mesmo que o projeto esteja pré-aprovado, é essencial manter um canal de comunicação com os stakeholders, que podem ajudar a preencher qualquer lacuna que existente e até mesmo obter o buy-in mais rapidamente. 
6. Escolha o software de gerenciamento de projetos
   Há diversos modelos de roteiro de projetos disponíveis no mercado e que podem ser utilizados com o Excel ou PowerPoint, mas dependendo da complexidade do projeto, o ideal é encontrar um software de gerenciamento de projetos adequado às necessidades da empresa. Com ele é possível visualizar facilmente todas as informações, que estão armazenadas em um único local, e ter acesso a diversos recursos úteis para o roteiro. 
7. Atualize constantemente
   Cronogramas, prazos, recursos, marcos e dependências podem mudar a qualquer momento, então é fundamental atualizar o roteiro de projeto regularmente para mantê-lo atualizado. E o Work Os, da monday.com, é extremamente útil para manter o roteiro de projeto atualizado pois:
   – Equipes podem usar formulários padronizados para coletar informações de atualização
   – Os membros das equipes podem atribuir proprietários e colaboradores, definir prazos e acompanhar o status das tarefas
   – Também é possível gerenciar o escopo, orçamento, marcos, dependências, entre outras informações em qualquer fase
   – As equipes podem visualizar o quadro geral e os dados de todos os projetos, conectando orçamentos, cronogramas, custos, riscos e o progresso para identificar possíveis gargalos e tendências
   – Com o monday workdocs é possível criar documentos diretamente na plataforma, adicionar imagens, quadros e painéis vindos da área de trabalho 

Dicas para criar um roteiro de projeto eficiente

Seguidas as etapas anteriores, já é possível iniciar a criação de um roteiro de projetos. Ainda assim, algumas dicas podem ajudar a torná-lo ainda mais eficiente: 

• Inclua metas e prazos realistas 
• Não entre em muitos detalhes 
• Não estipule prazos muito apertados 
• Não crie um roteiro muito complexo e complicado para entender 
• Não se esqueça de incluir os contatos principais 

Criar um roteiro de projeto eficiente pode ser um desafio, mas se bem realizado, garante que o fluxo de trabalho seja otimizado, aumentando a produtividade e reduzindo o tempo gasto para a realização do projeto. A monday.com permite que sua empresa conecte todos os processos, ferramentas e equipes em uma única plataforma colaborativa. Entre em contato e saiba mais sobre a plataforma.