Se você é um gerente de projetos, sabe que, em alguns momentos, vai se deparar com decisões bastante difíceis de serem tomadas. Muitas vezes, sem ter uma resposta clara e correta, tendo que analisar diversos pontos positivos e negativos para chegar à opção mais adequada para determinado projeto.
Ter uma compreensão abrangente da tomada de decisão na gestão de projetos é essencial para todos os gerentes e demais partes interessadas envolvidas. Só assim você pode ver um projeto caminhando para a fase de entrega final respeitando os prazos existentes. Caso contrário, há um grande risco de o projeto progredir muito pouco ou estagnar completamente.
Por essa razão, é importante compreender as etapas fundamentais do processo de tomada de decisão, para reduzir as chances desses riscos.
Quais são as etapas essenciais no processo de tomada de decisão?
O maior desafio da gestão de projetos para um gerente normalmente envolve escolher entre as diversas abordagens, entender as restrições e as soluções disponíveis, para enfim chegar à melhor decisão possível.
Pesar prós e contras, riscos e consequências antes de selecionar um curso de ação garante o sucesso do projeto. Eis as principais etapas no processo de decisão de um projeto:
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Sempre identifique a decisão que você deve tomar durante um projeto em andamento. Não deixe que fatores externos o afetem.
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Mantenha informações e dados relevantes à mão para tomar decisões calculistas.
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Nunca deixe o projeto parado. Há sempre uma ou várias alternativas que o ajudarão a manter o projeto em andamento, mesmo diante de riscos não calculados.
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Acompanhe as alterações nos dados e analise como suas decisões podem afetar o andamento do projeto.
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Conheça suas opções e veja qual funcionará melhor entre as alternativas existentes.
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Agora é o momento da ação. Depois de saber o que os dados representam, é hora de usar os insights que eles geraram.
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Por fim, é hora de ver os impactos da sua decisão e quais consequências ela pode trazer para o seu projeto.
Principais tipos de tomada de decisão em gestão de projetos
A tomada de decisão na gestão de projetos depende da disponibilidade das informações, as quais podem se originar de diversos recursos diferentes. Ainda assim, é possível que o processo se torne lento ou induza a algum erro, caso essas informações sejam vinculadas a um tipo inadequado de tomada de decisão.
Há diferentes tipos de tomadas de decisão dentro da gestão de projetos, e escolher o mais adequado faz parte do trabalho do gerente, sendo um fator que vai garantir parte do sucesso do projeto. Alguns exemplos:
1. Decisões programadas e não programadas
As decisões programadas são aquelas que são feitas com base em procedimentos, padrões ou protocolos estabelecidos previamente. Elas geralmente envolvem questões rotineiras ou atividades repetitivas, e são tomadas com base em informações conhecidas e processos automatizados.
As decisões não programadas, por outro lado, são aquelas que precisam ser tomadas em situações inesperadas ou imprevistas. Elas requerem uma avaliação cuidadosa e um julgamento subjetivo, pois as informações disponíveis são limitadas ou incertas. Essas decisões costumam ser mais complexas e envolvem riscos mais elevados do que as decisões programadas.
Na gestão de projetos, é importante ter uma abordagem estruturada para ambos os tipos de decisões, para garantir que elas sejam tomadas de maneira eficaz e eficiente e minimizar os riscos envolvidos.
2. Decisões estratégicas
As decisões estratégicas são aquelas que afetam o rumo geral do projeto, ou até mesmo do negócio como um todo. Ao contrário das decisões programadas e não programas, as estratégicas normalmente envolve lideranças acima do gerente, como executivos seniores ou até mesmo pela diretoria, já que visam alcançar os objetivos de longo prazo da organização.
As decisões estratégicas são importantes porque influenciam a direção e a trajetória da organização, sendo geralmente de natureza ampla e impactando muitas áreas diferentes da empresa.
Além disso, envolvem uma análise cuidadosa de tendências e oportunidades, bem como uma avaliação dos riscos envolvidos. Estes são críticos para o sucesso de longo prazo da organização e, portanto, requerem um pensamento cuidadoso e uma abordagem metódica.
3. Decisões táticas e operacionais
As decisões táticas e operacionais geralmente são tomadas em níveis de gestão diferentes e que têm objetivos distintos.
As decisões táticas são tomadas por gerentes ou líderes de equipe e visam atingir os objetivos estratégicos da organização no curto prazo. Elas são geralmente mais específicas do que as decisões estratégicas e envolvem questões como alocação de recursos, planejamento de projetos e priorização de atividades.
Já as decisões operacionais podem ser tomadas por profissionais que trabalham na linha de frente da organização, como supervisores ou líderes de equipe, visando atingir os objetivos táticos da organização no curto prazo, e geralmente envolvem questões do dia a dia, como gerenciamento de equipes, solução de problemas e otimização de processos.
É importante ter uma abordagem coerente e integrada para todas as decisões, desde as estratégicas até as operacionais, para garantir que a organização esteja avançando em direção aos seus objetivos a longo prazo.
Como melhorar a tomada de decisão do projeto?
Como gerente de projetos, você pode aprender a ser um grande tomador de decisões. Basta se aprofundar no problema e olhar para todos os cenários de solução possíveis e, na maioria das situações, sua decisão será acertada.
Seguem 3 dicas que podem ajudar no processo:
1. Gerar ideias com brainstorming
O chamado brainstorming silencioso é considerado uma ótima ferramenta para melhorar o gerenciamento de projetos, pois ajuda na geração de novas ideias e conceitos. Esse exercício pode ser bastante estimulante, levando os gerentes de projeto a olhar além dos obstáculos óbvios para explorar fronteiras desconhecidas.
2. Identificar problemas desafiadores com diagramas de causa raiz
É importante desenterrar a causa raiz de qualquer problema que possa atrapalhar o andamento de seus projetos. Uma ferramenta de planejamento de projeto pode ser realmente útil, pois pode ajudar o gerente de projeto a se aprofundar para descobrir o que está causando o problema.
3. Comparar ideias e opções usando a matriz de priorização
O uso de uma ferramenta de gestão de projetos pode ajudar a avaliar os méritos de ideias e conceitos individuais, especialmente em um cenário em que existem vários elementos complexos. Um sistema de pontuação que vem com essas ferramentas pode facilmente ajudar os gerentes de projeto a escolher vencedores claros, melhorando assim a tomada de decisões no gerenciamento de projetos.
Quais as características essenciais para uma ferramenta de gestão de projetos?
Independentemente do tipo de negócio, do tamanho da empresa e dos objetivos que se quer atingir, no mundo corporativo estamos sempre trabalhando em cima de projetos. E o sucesso das entregas, bem como o acerto das tomadas de decisão sobre esses projetos dependem muito de como eles são gerenciados.
Hoje em dia, graças à tecnologia, existem centenas de ferramentas para gestão de projetos, de todos os tipos, prontas para auxiliar os gerentes de projetos em suas tomadas de decisão.
No entanto, escolher a ferramenta certa para o trabalho pode tomar tempo e dinheiro, e muitas vezes sendo necessário usar várias em conjunto. É importante entender seus requisitos de negócios e alinhá-los com a ferramenta que você está considerando. Aqui estão 7 características importantes a serem consideradas ao revisar as ferramentas de gerenciamento de projetos:
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Planejamento do projeto – Seja por meio de um gráfico de Gantt, um quadro Kanban ou uma planilha simples, o planejamento e a programação precisam estar no centro de qualquer ferramenta de gerenciamento de projetos.
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Personalização – Não há dois negócios que funcionem da mesma maneira, então por que uma ferramenta de gerenciamento de trabalho deveria ditar o que você faz? Encontre uma ferramenta de gestão de projetos que possa ser personalizada e ajustada para dar suporte a qualquer sistema, processo ou interação colaborativa que funcione para sua empresa específica.
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Colaboração em equipe – As equipes precisam manter contato, tanto internamente quanto com os clientes. As ferramentas de colaboração precisam incluir a capacidade de armazenar e compartilhar arquivos, além de fornecer uma maneira de se comunicar em tempo real.
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Automação – É hora de parar de fazer o trabalho pesado. A movimentação manual de tarefas repetitivas entre pessoas tornou-se completamente desnecessária nos dias de hoje. Encontre uma ferramenta que economize seu tempo por meio de automação de ponta.
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Gestão de recursos – Quem faz o quê e quando é um componente chave de qualquer projeto. Também costuma ser o elemento mais difícil de rastrear. Muitas vezes, indivíduos ou equipes designadas para um projeto têm outras tarefas em seu escopo. Garantir que eles concluam o trabalho no prazo é fundamental, portanto, uma ferramenta prática de gestão de projetos permitirá que você gerencie com precisão o agendamento, o controle de tempo e muito mais.
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Relatórios e orçamentos – Uma boa ferramenta de gestão de projetos deve oferecer relatórios robustos para ajudá-lo a entender os projetos atuais em qualquer ponto. Esses relatórios devem identificar os bloqueios, bem como o tempo e o dinheiro gastos, permitindo que os recursos sejam realocados adequadamente.
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Simplicidade e facilidade de uso – Se uma ferramenta for muito complexa e difícil de usar, as pessoas rapidamente deixarão de usá-la, independentemente da funcionalidade. As empresas não podem gastar tempo ou dinheiro em treinamento trabalhoso e devem optar por uma ferramenta que seja intuitiva desde o início.
Por que a monday é a melhor solução para a gestão de projetos?
A monday é simplesmente a melhor ferramenta de gestão de projetos que existe. Ela consegue unir a simplicidade e facilidade de uso e configuração com a robustez de uma caixa de ferramentas completas para todo tipo de projetos.
Com uma interface intuitiva e altamente personalizável, os usuários podem começar a trabalhar em minutos. Conheça alguns dos principais pontos que a monday oferece:
Colaboração
Do ponto de vista da colaboração, a monday é top de linha! Os recursos colaborativos da monday ajudam a manter as equipes no caminho certo e fornecem um único local para comunicação e armazenamento de informações, eliminando a necessidade de pesquisar em e-mails ou intranets. Tudo é instantaneamente e facilmente acessível a todos, economizando tempo e aumentando a transparência ao longo do caminho.
Agendamento e planejamento
O planejamento e a programação do projeto são fáceis na monday, graças à inclusão de várias opções de exibição que ajudam você a visualizar o andamento do projeto de várias maneiras.
Customização
A monday oferece mais de 120 modelos diferentes para ajudar sua equipe a dar o pontapé inicial nos projetos, o que significa que, seja qual for o setor em que você atua, há uma solução pronta para uso pronta para você.
E, com todas as diferentes visualizações disponíveis, cada membro da equipe pode visualizar os dados do projeto de uma forma que atenda às suas necessidades e à forma como trabalham.
Preço
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