Uma estrutura de gerenciamento de projetos eficiente é o que garante que um projeto será executado da maneira correta. Comparativamente, é como em um edifício, que precisa de uma estrutura bem-feita de concreto armado para suportar seu próprio peso. E quanto maior esse edifício, mais forte a estrutura deve ser. 

Assim, uma estrutura de gerenciamento de projetos descreve os processos de desenvolvimento, recursos e tarefas para todo o ciclo de vida de um projeto, desde sua criação até sua conclusão. Isso inclui etapas fundamentais para o planejamento, gerenciamento e governança. Essa estrutura contribui para que o gerente de projetos e sua equipe lide com problemas e prazos enquanto supera possíveis desafios imprevistos. 

Então, como uma estrutura de gerenciamento de projetos ajuda equipes a colaborarem melhor e torna o projeto mais bem-sucedido? 

O que é uma estrutura de gerenciamento de projetos? 

Uma estrutura de gerenciamento de projetos é formada por modelos, processos e ferramentas padronizadas utilizadas para planejar, iniciar, controlar e concluir um projeto. 

Ela descreve as etapas a serem seguidas e ajuda as equipes a colaborarem de forma mais eficiente, contribuindo para o sucesso do projeto. Por exemplo, o Scrum é uma estrutura de desenvolvimento de produtos Agile que ajuda no planejamento e execução de projetos em incrementos de 1 a 3 semanas.

Claro, existem outras opções tanto para o gerenciamento de projetos com a metodologia Agile quanto para o tradicional, e que estruturam os projetos de maneiras diferentes. 

Entretanto, a semelhança entre eles é que todos oferecem uma receita concreta de ações, não apenas conceitos e ideias. 

Qual a diferença entre metodologia e framework 

A diferença é que a metodologia é focada em ideias e valores de alto nível, enquanto um framework descreve todos os passos que devem ser seguidos para gerenciar diferentes tipos de projetos. 

Imagine uma comida deliciosa, essa é a metodologia. Já a estrutura traz a receita para criar o prato. 

Uma estrutura de gerenciamento de projetos conta com vários elementos, como artefatos e processos, que devem ser utilizados assim que um projeto for iniciado. 

Quais são esses elementos-chave de uma estrutura de gerenciamento de projetos? 

O Scrum não é recomendado para empresas de manufatura ou órgãos com foco em operações sem falhas. 

Estrutura Agile Escalada (SAFe) 

Em empresas de setores com desenvolvimento rápido, mas que o Scrum pode não ser indicado para gerenciar um número muito grande de equipes, o SAFe pode ser a melhor saída. A versão mais recente (5.0) inclui camadas para diferentes tamanhos de empresas, projetos ou transições. 

O SAFe se baseia nos conceitos do Scrum: equipes pequenas, entre 5 e 11 pessoas, independentes, iterações de curto prazo e uma lista de pendências de itens. 

A estrutura SAFe é ideal para grandes empresas de desejam abraçar a metodologia Agile e se mover mais rapidamente sem abrir mão do controle sobre o cenário geral. 

Gerenciamento de Projetos da Cadeia Crítica (CCPM) 

O Gerenciamento de Projetos da Cadeia Crítica é uma estrutura ou método mais tradicional de gerenciamento de projetos. Trata-se de planejar o fluxo de trabalho e o cronograma ideais para um projeto, maximizando o uso de recursos e pessoal. 

O método pega o conceito de um caminho crítico – a cadeia mais longa de atividades de projeto dependentes – e o transforma em uma estrutura abrangente. 

No CCPM, é possível mapear dependências, estimativas de tarefas e os recursos necessários. Com isso é estimado os buffers para cada etapa do projeto até sua conclusão, monitorando cada etapa e o tempo de cada estágio. No lugar de buscar um caminho crítico, é possível combinar e manipular recursos para criar o plano de projeto ideal, com o objetivo de encontrar o cronograma e orçamento mais benéfico. 

A estrutura CCPM é ideal para empreiteiros, construtoras e outras empresas de serviços com dependências complexas e que precisam otimizar seus cronogramas o máximo possível. 

Kanban 

O Kanban é uma estrutura para implementar princípios Lean em processos e projetos. Em vez de interações cronometradas, o Kanban também se concentra na melhoria e entrega contínuas. Ou seja, assim que um recurso é finalizado e testado, ele é ativado. 

Com isso, é possível dividir o fluxo de trabalho em partes acionáveis em um quadro Kanban, que na Monday.com se parece com isso: 

A coluna de pendências traz todos os itens de trabalho ou recursos descritos no escopo do projeto. As demais colunas refletem o fluxo de trabalho para adicionar recursos ou fabricar uma peça do produto. 

Apesar de ser tão simples quanto criar, testar e entregar, o Kanban pode envolver muito mais etapas. Ele limita os itens de trabalhos em andamento (WIP) com base no tamanho da equipe e na carga de trabalho ideal, em torno de 1-2 para cada membro da equipe. 

Além disso, o Kanban não especifica o tamanho da equipe ou funções. No lugar, ele mantém a estrutura existente, mas se concentra na comunicação, colaboração contínua com os clientes e em dar voz para todos os envolvidos. 

A estrutura Kanban é ideal para projetos de desenvolvimento rápido com mudanças de prioridades e um fluxo de trabalho complexo, mas previsível, como P&D, marketing, correção de bugs, entre outros. 

Como adaptar um modelo de estrutura de gerenciamento de projetos 

Qual a melhor maneira de colocar uma nova estrutura de gerenciamento de projetos? No lugar de tentar construir algo do zero, comece com um projeto pronto. A Monday.com oferece uma ampla variedade de modelos que atendem a diferentes estruturas e empresas. Por exemplo, se a opção for pelo Scrum, é possível usar um modelo pronto para o planejamento de sprint. 

Se a escolha for pelo Kanban, é possível usar qualquer um dos modelos personalizados de fluxo de trabalho para equipes de design ou um modelo básico de fluxo de trabalho de equipe. A partir daí, basta criar uma exibição no Kanban para começar a personalizar o quadro.  

Esses modelos são apenas o começo. O que realmente torna a plataforma Monday.com a melhor plataforma de espaço de trabalho digital é a flexibilidade. Com alguns cliques é possível ajustar esses modelos e moldá-los ao fluxo de trabalho da equipe ou empresa. 

Além disso, com o Kanban é possível adicionar colunas apenas incluindo um novo rótulo à coluna de status na visualização em grade. 

Se outra estrutura for utilizada ou uma visualização diferente, é possível adicionar várias colunas para os diferentes estágios do fluxo de trabalho. A Monday.com facilita a personalização e adaptação de cada modelo a cada fluxo de trabalho. 

Adicione responsáveis, testes de várias etapas, arquivos de projeto, controle de tempo ou outros elementos, caso seja necessário. Também é possível usar a ampla gama de integrações e automações fornecidas pela Monday.com para tornar o fluxo de trabalho do projeto mais suave. 

Use integrações e automações para tornar o projeto mais fácil 

Criar a atualizar manualmente a plataforma de gerenciamento de projetos com novas informações e aplicativos pode ser cansativo, mas a Monday.com oferece uma integração para tornar o processo mais simples. 

Por exemplo, usar um serviço de helpdesk para receber relatórios de bugs e adicionar itens automaticamente ao backlog do produto ou à coluna de tarefas do Kanban.  

Também é possível adicionar notas automaticamente às solicitações de suporte quando o status do item mudar na Monday.com. 

Por exemplo, gerar notificações automaticamente para que o suporte envie uma mensagem ao cliente informando que um bug foi corrigido e agradecer por sua contribuição. 

As opções são infinitas e a economia de tempo permite que todos se concentrem no trabalho que realmente importa. 

Com a estrutura certa, as empresas podem orientar seus projetos para obter os melhores resultados, melhorar a colaboração entre as equipes e ser mais produtiva. Tudo depende de escolher uma estrutura de gerenciamento de projeto que se adapte ao fluxo de trabalho, setor de atuação e objetivos dos negócios. 

A Monday.com torna mais fácil que sua empresa comece a trabalhar com a estrutura de gerenciamento de projetos correta. Fale com um dos nossos especialistas e deixe a Solo Network te ajudar no processo de implantação da plataforma.