O trabalho remoto deixou de ser, definitivamente, uma modalidade voltada para empresas “moderninhas” e passou a ser visto como uma opção viável para companhias de todos os segmentos e tamanhos. Isso significa que as empresas precisam encontrar maneiras para que seus funcionários consigam acessar os documentos necessários para o trabalho de qualquer lugar, e os arquivos em PDF se mostraram essenciais para que o fluxo de trabalho não fosse prejudicado e para pavimentar a estrada para o escritório sem papel. 

Isso é possível por meio do Adobe Document Cloud, que conta com duas versões, a Standard e a Professional – não confundir com o Adobe Reader ou Acrobat Reader, soluções gratuitas para visualização de documentos em PDF – que trazem diversos recursos voltados para a digitalização de documentos em papel. 

Enquanto a versão Standard conta com recursos de edição, comentários e conversão de PDFs, a versão Pro oferece uma experiência de usuário mais completa e aprimorada, permitindo o acesso de qualquer lugar, a qualquer momento e por meio de diversos dispositivos. 

Benefícios do Adobe Acrobat Pro

Além de trazer os recursos de criação, edição e assinatura de PDFs, a versão Pro inclui compatibilidade com o macOS e o uso de bibliotecas de comprovação para tornar a impressão de documentos profissional, mas há outros usos muito úteis. 

Maior qualidade na conversão de documentos

Apesar dos sistemas Windows e macOS permitirem a conversão de outros documentos em PDF por meio de uma impressora virtual, o resultado nem sempre é satisfatório. Com o Adobe Acrobat Pro, esse trabalho é feito com maior qualidade, mantendo elementos que são perdidos com o uso da impressora virtual, além disso, também é possível converter e combinar arquivos em PDF sem a necessidade de abri-los ou criar um documento diretamente da área de transferência, no lugar de colar em outro aplicativo, salvar e só então usá-lo no PDF. 

Uma única plataforma de edição

Word, PowerPoint, Excel e diversos outros aplicativos criam documentos em PDF, mas não permitem que esses documentos sejam editados. Ou seja, no caso de edição, é preciso abrir o aplicativo original, fazer as alterações e converter novamente. Com o Adobe Acrobat Pro, esse trabalho de gerenciamento do documento é realizado em um único aplicativo, incluindo a adição de clipes de vídeo ou áudio. O Acrobat, ainda, permite a comparação entre duas versões do mesmo documento. 

Maior facilidade de colaboração

Os diversos recursos de edição permitem tornar mais simples o feedback dos usuários nos documentos. Revisores podem receber por e-mail um link para o documento, encontram ferramentas para deixar comentários e marcar trechos que precisam ser editados e, ainda, conseguem incluir comentários em áudio, criar textos flutuantes e adicionar notas. Esses recursos também podem ser usados em imagens e documentos digitalizados – nesse caso é preciso usar o OCR integrado. 

Comentários são classificados por página, autor, data e tipo, e podem ser filtrados e pesquisados.  Para usuários do Windows 10, a tecnologia Directlink permite adicionar comentários usando uma caneta digital. 

Preenchimento automático de informações

O recurso Fill & Sign permite o preenchimento digital de documentos que não tragam campos de formulário. Essas informações são preenchidas automaticamente tendo como base o perfil do usuário. Assinaturas personalizadas são adicionadas por meio do Adobe Sign e, para usuários do Windows 10, é possível assinar usando uma caneta digital. 

Proteção e otimização dos PDFs

Com o número cada vez maior de documentos compartilhados digitalmente, é essencial proteger essas informações. Com alguns cliques isso é possível com o Adobe Acrobat Pro, que permite que duas senhas sejam atribuídas a um mesmo documento, uma para visualização e outra para edição. Até mesmo os metadados do arquivo podem ser retirados, bloqueando o acesso a informações críticas.  

Por meio do recurso Optimize PDF, o arquivo é compactado para envio por e-mail ou compartilhamento e todas as configurações podem ser ajustadas para determinar a qualidade do documento – por exemplo, se as imagens serão preservadas ou não. 

Maior acessibilidade

O Adobe Acrobat Pro permite a criação de PDFs acessíveis para usuários com limitações físicas, como deficiências visuais, e verifica se o documento está de acordo com padrões de acessibilidade exigidos por diversos países.  Esse recurso está presente na versão Standard, mas a versão Pro acrescenta um assistente para tornar o processo ainda mais simples e para garantir que o documento seja configurado corretamente.  

Da mesma forma, o Acrobat Pro cria arquivos PDF que seguem determinados padrões ISO e verifica se o documento está em conformidade com essas normas. 

O Adobe Acrobat Pro faz parte do Adobe Document Cloud, tornando o trabalho com PDFs muito mais fácil e produtivo, e a Solo Network é especialista nos produtos Adobe. Entre em contato e saiba por que comprar conosco.