Em tempos de trabalho remoto, houve uma dificuldade em solicitar que os colaboradores assinassem contratos e documentos, porém os arquivos precisavam continuar sendo assinados e entregues. Diante disso, a automação se tornou essencial para o dia a dia das empresas, a fim de realizar diversas atividades que demandam documentos corporativos em geral.

O ano de 2021 encerrou com 78% dos brasileiros que estavam em home office desejando continuar assim, o que mostra que a tendência de automação de documentos irá prevalecer durante o restante de 2022. Essa tecnologia consiste na utilização de softwares e ferramentas digitais para a execução de tarefas repetitivas e operacionais. É um recurso importante para facilitar a rotina de diversos departamentos, trazendo vantagens para as empresas. Conforme a Solo Network, integradora e implementadora de soluções corporativas, mostra a seguir: 

Recursos Humanos

Hoje é possível realizar todo o fluxo de papelada de recursos humanos através da automação. Desde a contratação até o desligamento do colaborador, passando pelo envio de documentações necessárias para a vaga, assinaturas de contratos, assim como destrato de pessoal. Não é mais preciso imprimir o arquivo para assinar fisicamente, escanear e enviar novamente, nem mesmo se locomover para preencher de forma presencial.

Um estudo feito pela Aberdeen e divulgado pela Adobe mostra que para 26% das empresas uma das maiores pressões para modernizar e digitalizar a documentação e os processos de RH é o fato de que os deixará mais facilmente em compliance. Já que com soluções de digitalização de documentos é possível proteger os dados pessoais, tanto de colaboradores como de ex-funcionários, visto que estas ferramentas de automação, diferentemente dos arquivos em papel, possuem senhas, criptografia de ponta a ponta e controle de acessos. Além disso, um ex-colaborador, por exemplo, pode pedir a exclusão de seus dados. Com isso, as empresas entram facilmente em compliance com a LGPD e com a GDPR.
 
Área jurídica

No meio jurídico alguns processos foram automatizados também. Antigamente, era necessário enviar um contrato via motoboy ou correio, e quando ele retornava, o departamento precisava validar novamente e verificar se houve alguma alteração ou página violada. 

Hoje, no formato eletrônico, o processo se tornou muito mais ágil e prático. Existem soluções tecnológicas que fazem essa comparação de arquivos de forma completamente automática, pareando-os e verificando se há alterações ilegais. Isso reduz o tempo que os colaboradores da área passariam verificando folha por folha manualmente.

A automação visa agilizar os processos. Mais que isso: liberar os profissionais para seguirem com atividades cada vez mais estratégicas. Existe ainda a garantia de que está entregando algo correto, pois a ferramenta certifica que a assinatura é real e não teve nenhuma página violada.

É possível ainda combinar vários arquivos em um único, fazer uma divisão de informações em dois documentos. Sem mencionar que permite que a empresa faça gestão e assinaturas. Com isso, é possível ver em tempo real se o colaborador, cliente ou parceiro já visualizou o contrato e quantas vezes isso ocorreu, o que antigamente não era possível. 

Benefício para todos os setores

Apesar destes serem os departamentos que melhor se beneficiam das soluções que automatizam documentos e assinaturas, qualquer processo que seja possível automatizar, que evite precisar revisar e que consiga tornar o trabalho mais produtivo, com um tempo menor, acaba se traduzindo em rentabilidade para as empresas, pois o trabalho que antes era feito em média de 1 ou 2 dias, hoje é possível fazer em poucas horas. Sendo que o aumento da produtividade pode chegar a 70% em alguns casos, conforme aponta relatório da Adobe. 

“Diante disso, a automação de documentos evita perda de tempo e consequentemente otimiza o trabalho, eliminando ineficiências. Sem mencionar os custos de arquivamento, envio e gerenciamento de documentos são reduzidos. É indispensável que as empresas estejam engajadas em implementar essa tecnologia no seu dia a dia”, afirma Audreyn Justus, Diretor de Marketing da Solo Network.