O mundo moderno exige que tenhamos acesso a inúmeros documentos e arquivos digitais, de forma rápida e, de preferência, na nuvem. Todavia, as realidades acadêmicas não são fiéis a essas necessidades. A perda e, até mesmo, o extravio irresponsável como veremos na matéria a seguir, são cada vez mais recorrentes.
Mas esta responsabilidade é cobrada através de alguma lei? Até quando o meio acadêmico deve se adequar?

E o PDF? O que pode fazer pela integridade de nossas informações?
Veremos a seguir a matéria da Revista Supra Ensino, com a participação do Adobe Business Development Manager da Solo Network.

Em abril de 2018, o Ministério da Educação - MEC publicou a portaria de n° 315 que deu início ao processo de digitalização do acervo acadêmico, e desde então, portarias complementares surgiram para determinar normas e procedimentos para a conversão dos documentos e informações que compõem o acervo acadêmico para o meio digital.
A Portaria MEC nº 315/2018 é específica para a conversão dos documentos e informações que compõem o acervo acadêmico para o meio digital. Com o objetivo de estabelecer ações preventivas e corretivas para zelar pela integridade e pela confiabilidade na emissão de diplomas, o MEC publicou em 5 de abril de 2018 a Portaria nº 330, que dispõe sobre a emissão de diplomas em formato digital nas instituições de ensino superior pertencentes ao sistema federal de ensino. Em 11 de março de 2019, publicou a portaria nº 554, regulamentando a portaria nº 330 e determinando a data-limite de 11 de março de 2021 para as IES implementarem essas exigências.

“No Rio de Janeiro, por exemplo, uma ex-aluna da UniverCidade encontrou os documentos dos estudantes no lixo, meses após a instituição ter sido descredenciada pelo MEC. Foram descobertas 17 pastas com documentos originais de quase 300 alunos sendo descartadas de maneira irregular. A instituição que tinha sido fechada pelo MEC não liberava documentos necessários para os alunos fazerem a transferência para outra instituição dificultando a vida dos discentes.”, conta o professor José Rubens Salles Toledo, especialista quando o assunto é digitalização do acervo acadêmico.

Ele é autor do livro ‘Secretaria Acadêmica: MEC e Acervo Digital' responsável pelo curso que ensina na prática como as novas exigências do Ministério da Educação (MEC) precisam ser implementadas nas Instituições de Ensino Superior (IES). Ele relata um outro caso que teve grande repercussão, quando a Universidade Iguaçu teve 65.173 diplomas cancelados por irregularidades. Após a avaliação da Comissão Parlamentar de Inquérito - CPI, foram descredenciadas 25 instituições e durante um período a universidade não pode emitir nem os diplomas dos próprios alunos.

“Esses casos podem ter mostrado ao MEC que as instituições precisavam rever o arquivamento da vida acadêmica dos alunos. Além disso, estamos numa fase de transição que exige que os documentos possam ser acessados de maneira mais fácil. O importante é que as instituições saibam que ainda é possível acertar as irregularidades e cumprir o prazo estabelecido pelo MEC. Existem várias alternativas para o cumprimento das exigências.”, alerta o especialista.

Rafael Nunes, gerente de desenvolvimento de negócios Adobe da Solo Network explica que além de digitalizar o acervo acadêmico, as Instituições de Ensino Superior precisarão implementar um sistema de Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED), que será o repositório dos documentos digitalizados. O GED deverá atender alguns requisitos:

• Ter a capacidade de utilizar e gerenciar base de dados adequada para a preservação do acervo acadêmico digital;

• Possibilidade de indexação que permita a pronta busca e recuperação do acervo acadêmico digital;

• Método de reprodução do acervo acadêmico digital que garanta a sua segurança e preservação;

• Utilização de certificação digital padrão ICP-Brasil, conforme disciplinada em lei, pelos responsáveis pela mantenedora e sua mantida, para garantir a autenticidade, a integridade e a validade jurídica do acervo.

As IES também deverão constituir um Comitê Gestor para elaborar, implementar e acompanhar a política de segurança da informação relativa ao acervo acadêmico. A Portaria 315 estabelecida pelo Ministério da Educação (MEC) é uma normativa que entrou em vigor em abril de 2018. Esta norma torna obrigatório que até abril de 2020, todas as Instituições de Ensino Superior, façam a digitalização de todos os documentos referentes às atividades acadêmicas dos alunos de cursos de graduação e pós- graduação, presencial e a distância.

Mas o que deve ser digitalizado? E como? Existe um padrão de armazenamento?

A resposta é bem simples: deve-se digitalizar todo o por acervo acadêmico “o conjunto de documentos produzidos e recebidos por instituições públicas ou privadas que ofertam educação superior, pertencentes ao sistema federal de ensino, referentes à vida acadêmica dos estudantes e necessários para comprovar seus estudos”.
Rafael Nunes conta que a forma escolhida para a digitalização terá que garantir a confiabilidade, autenticidade, integridade e durabilidade das informações. Deverá ainda utilizar certificado digital padrão ICP-Brasil para garantir a autenticidade, integridade e validade jurídica do acervo.

“Não existe um padrão exigido. Todavia padrão de armazenamento de arquivos amplamente utilizado no mundo é o PDF (Portable Document Format). Nós recomendamos a utilização do formato chamado PDF/A (também conhecido como ISO-19005-1) voltado para o arquivamento de longo prazo”, conta o gerente da Solo Network.

Poderão ser aplicadas as penalidades previstas na Lei nº 9.394, de 1996, especialmente:

a) desativação de cursos habilitações;
b) intervenção;
c) suspensão temporária de atribuições da autonomia;
d) descredenciamento;
e) redução de vagas autorizadas;
f) suspensão temporária de oferta de cursos.

Dra. Cristina Sleiman, advogada, pedagoga, mestre em sistemas eletrônicos alerta que é importante ressaltar que o art. 45 institui que a conversão deverá atender aos seguintes critérios:

I - os métodos de digitalização devem garantir a confiabilidade, autenticidade, integridade e durabilidade de todas as informações dos processos e documentos originais;

II - a IES deverá constituir comitê gestor para elaborar, implementar acompanhar a política de segurança da informação relativa ao acervo acadêmico, conforme definido nesta Portaria, no Marco Legal da Educação Superior e, de maneira subsidiária, em suas normas institucionais.

Mas será que as secretarias acadêmicas estão preparadas para esse processo de conversão para o meio digital? Agora elas precisam se preparar e entender como podem atuar nesse processo.

Neste momento em que o MEC determina normas e procedimentos para acervo acadêmico, elas são convocadas para se tornarem gestoras do acervo acadêmico em arquivos digitais.Em razão disso, é tão importante buscar ajuda de profissionais que possam atuar em conjunto para fazer as adequações exigidas pelo MEC. E a partir de agora, quem passa a ter a responsabilidade legal é a mantenedora da IES, cujo presidente deve responder, nos termos da legislação civil e penal, pela guarda e pela manutenção do acervo acadêmico, inclusive nos casos de negligência ou de utilização fraudulenta, bem como do depositário de acervo acadêmico (DAA), solidariamente responsável pela manutenção e pela custódia do acervo acadêmico, incluindo os seus antecessores.

“Vale ressaltar que o não cumprimento das novas exigências do MEC tem como penalidade o rebaixamento da nota ou até o descredenciamento da instituição. Por isso, é necessário nesse momento trazer o assunto à tona para que seja possível fazer as adequações necessárias dentro do prazo previsto. O Diploma Digital será um documento nato digital e deverá fazer parte do acervo acadêmico digitalizado. Ele surge corretivas para zelar pela integridade e pela confiabilidade na emissão de diplomas. Entre todas as exigências do MEC essa é a mais simples, tendo em vista que existem soluções prontas disponíveis para a implantação da emissão do Diploma Digital”, finaliza o professor José Rubens Salles Toledo.

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Fonte: Solo Network